Neuen Fall erfassen - was passiert, wenn ich "geteilt" ankreuze?

Ihr möchtet eure Fallarbeit im Team organisieren können? Oder Ihr teilt euch mit einer Kollegin eine Co-Stelle und möchtet euch gegenseitig über einen Fall auf dem Laufenden halten? Ihr bekommt bald eine Vertretung und möchtet bestimmte Fälle an eine andere Person innerhalb des Accounts übergeben? Oder seid ihr vielleicht als Team für ein bestimmtes Schulhaus verantwortlich und teilt euch diese Aufgabe?


Kein Problem! Mit dem ssa-app oder DossierManager kann man all das machen. Die Fall-Verwaltung und Fall-Dokumentation mit unseren Tools ist super einfach und vor allem auch vielfältig nutzbar. So können etwa Einstellungen zum Teilen von eigenen Fällen mit Kollegen und Kolleginnen ganz individuell gesetzt werden. Ihr könnt also z.B. bei einer Vertretung oder im Falle eines Job-Sharing Fall-Daten oder -Journale mit Mitarbeiter:innen "teilen", damit diese auf dem neusten Stand sind.


Ganz wichtig aber auch an der Stelle: Bei uns hat der Datenschutz oberste Priorität! In der Grundeinstellung ist das ssa-app oder der DossierManager immer so eingestellt, dass KEINERLEI Fälle oder Falldaten geteilt werden - mit niemandem; auch nicht mit uns als Software-Betreiberin. Bekommt Ihr also ein neues Konto, dann ist niemals und bei keinem eurer Fälle das Feld "geteilt" angekreuzt. Es kann also niemand eure Fälle einsehen. Denn das muss aktiv mit dem Häkchen eingestellt werden.


Darum erklären wir dir im Folgenden, welche 4 Möglichkeiten es gibt, um sich die Fall-Arbeit zu teilen. Welches trifft auf deine Situation zu?


  1. Ich möchte keinerlei Fall-Daten teilen, was muss ich tun?

  2. Ich möchte einfach einen einzelnen Fall mit einer Kollegin teilen bzw. ihn an sie übergeben.

  3. Der Kollege und ich betreuen ein bestimmtes Schulhaus zusammen und wir möchten uns gegenseitig für alle Fälle dort auf dem Laufenden halten können. Wie müssen wir hier vorgehen?

  4. Für unsere Organisation ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen gegenseitig die Fall-Arbeit nachverfolgen können, welche Einstellungen müssen wir setzen?


1) Ich möchte keinerlei Fall-Daten teilen, was muss ich tun?

Für uns ist der Datenschutz für unsere Admin-Tools sehr wichtig. Darum sind das ssa-app und der DossierManager, wenn wir dir ein neues Konto aufschalten, immer so eingestellt, dass keinerlei Falldaten geteilt werden. Du musst also gar nichts tun.


Solltest du also Falldaten von einer anderen Person sehen, dann hat diese Person in ihrem Konto die Grundeinstellungen verändert. Möchtest du also diese "fremden" Falldaten wieder ausblenden, dann lies am besten gemeinsam mit der Kollegin oder deinem Kollegen, von dem/der du die Falldaten siehst, die weiteren 3 Punkte durch. So erfährt dein:e Kolleg:in, wie Sie die Einstellungen wieder zurücksetzt.



2) Ich möchte einfach einen einzelnen Fall mit einer Kollegin teilen bzw. ihn an sie übergeben.

Wenn du einen neuen Fall eröffnest (Menu Fälle > Neuer Eintrag), wirst du vom Programm aufgefordert, eine Zuständige Person zu bestimmen. In der Grundeinstellung ist das immer diejenige Person, die den Fall eröffnet. Also du. Das bedeutet nun, dass nur du die Fall-Akte sehen kannst, der Fall nur auf deiner Fall-Übersicht erscheint und nur du kannst die dazugehörigen Journale lesen und schreiben.


Willst du jetzt aber einen einzelnen Fall mit einer Kollegin gemeinsam bearbeiten, bedeutet das, du musst sie als Zuständige Person hinzufügen.


Gehe also ins Menu Fälle und suche den gewünschten Fall in der Fall-Übersicht. Klicke auf den blauen Namen, um zur Fall-Akte zu gelangen - genauer in die Fall-Details. Dort angelangt, klickst du auf das kleine Dreieck bei Zuständige Person. Wähle aus der Liste mit einem Häkchen aus, mit wem du den Fall gemeinsam bearbeiten möchtest.


Diese sieht nun ebenfalls den Fall in ihrer Übersicht und kann die Fall-Akte aufrufen. Daneben kann sie die Journale, die du verfasst hast einsehen und selber welche für diesen Fall schreiben. Einzige Einschränkung: Man kann NICHT gegenseitig bereits verfasste Journale bearbeiten; das kann nur der/die jeweilige AutorIn. Das ist ein eingebauter Schreibschutz.

Will man einen Fall einem Kollegen übergeben, funktioniert es genau gleich. Ordnen Sie den Fall der neuen Person zu und entfernen sie danach bei sich das Häkchen. Sobald Sie sich selber raus nehmen, haben Sie keinen Zugriff mehr.


Hier das Video dazu:


3) Der Kollege und ich betreuen ein bestimmtes Schulhaus zusammen und wir möchten uns gegenseitig für alle Fälle dort auf dem Laufenden halten können. Wie müssen wir hier vorgehen?

Das ssa-app und der DossierManager haben hierfür im Mai 2022 eine neue Möglichkeit für die Fall-Zuordnung bekommen. Seitdem können unter 2 Kolleg:innen oder im Team sämtliche Fall-Daten eines Schulhauses oder Ortes geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Das ist für viele die im Job-Sharing arbeiten eine grosse Erleichterung.


Hierfür gehst du im Menu auf Administration > Schulhäuser/Gemeinden im ssa-app bzw. Räume/Orte im DossierManager. Bei der entsprechenden Schule oder dem Ort, den ihr gemeinsam bearbeiten möchtet, gehst du auf Ändern > Bearbeiten.


Klicke nun in das weisse Feld bei Zuständige Person und wähle deinen Namen und den der Kollegin oder des Kollegen aus, mit dem du die Falldaten teilen möchtest.


(Wichtig zu erwähnen an dieser Stelle: durch diese Aktion macht ihr den/die Kolleg:in NICHT auch zur Zuständigen Person für eure Fälle in diesem Schulhaus. Ihr bleibt als einzige/r zuständig für eure Fälle)


Nun wechseln du und dein:e Kolleg:in beide ins Menu Fälle um dort eure Fälle dieses Schulhauses oder Ortes einzeln aufzurufen. Am besten macht ihr das über die Sortierfunktion der obersten Spalte (dort wo die Lupe ist, die Anfangsbuchstaben des Schulhauses/Ortes reinschreiben):

Ruft durch Klicken auf den blauen Namen die Fall-Akte auf.

Rechts unten aktiviert ihr nun für jeden einzelnen Fall das Häkchen bei geteilt. Nun könnt ihr gegenseitig die Fallakte sehen und der Fall erscheint in beiden Fall-Übersichten. Der Fall-Name ist dort nun neu fett geschrieben, damit ihr die geteilten Fälle unterscheiden könnt. Alle andern Personen, die auch im gleichen Gruppen-Account sind, können diese Fälle nicht sehen (ausser ihr fügt Sie bei Administration > Schulhäuser/Gemeinden bzw. Räume/Orte als Zuständige Person hinzu).


--> lest weiter unten im Punkt 4) wie ihr als Team ebenfalls Fälle je Schulhaus oder Ort gegenseitig sichtbar machen könnt.


HINWEIS ZUM JOURNAL: Ihr könnt nun auch gegenseitig die Journale für die geteilten Fälle lesen und auch welche verfassen. In der Journal-Übersicht im Menu Journal seht ihr aber nur diejenigen, die ihr geschrieben habt. Damit die Übersicht gewährleistet bleibt.

Ihr seht aber ALLE Journal-Einträge zu einem Fall, wenn ihr über die Fall-Akte im Menu Fälle die Kartei Journal aufruft.



4) Für unsere Organisation ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen gegenseitig die Fall-Arbeit nachverfolgen können, welche Einstellungen müssen wir setzen?

Möchtet ihr von Vornherein, dass alle an euerem Gesamt-Account angeschlossenen User:innen immer auch die Fallakten von allen andern sehen und bearbeiten können, gibt es dafür einen einfachen Weg. Die folgende Einstellung müssen alle User:innen des Gesamt-Accounts setzen:


Geht ins Menu Administration > Fallaufnahme-Formular konfigurieren und scrollt runter bis ihr hierher kommt:

Setzt nun alle das Häkchen bei Standardmässig geteilt.


Für alle neuen Fälle, die ab jetzt eröffnet werden, wird das Häkchen für geteilt beim

Fallaufnahme-Formular (Menu Fälle > Neuer Eintrag) nun standardmässig gesetzt sein. Somit sehen ab jetzt immer alle gegenseitig die neu eröffneten Fall-Akten.





Eure Fälle doch noch nur nach Schulhäusern oder Orten sichtbar machen?

Je nachdem wie gross euer Team oder eure Organisation ist, kann es sein, dass die Fall-Übersicht (Menu Fälle) mit dieser Einstellung ganz schön unübersichtlich wird, wenn ihr all die Fälle eurer Kolleg:innen seht. Hier helfen die Filter-Möglichkeiten, aber es gibt auch folgende Möglichkeit:


Ihr könnt die Sichtbarkeit eurer Fallakten zusätzlich über die Personen-Zuteilung bei den Schulhäusern/Orten steuern. Geht also ins Menu Administration > Schulhäuser/Gemeinden bzw. Administration > Räume/Ort.


Jetzt ist es immer so:

1) Ist die Kolonne unter Zuständige Person leer, dann sehen ALLE alle Fallakten, die diesem Schulhaus zugeordnet. Alle können sie bearbeiten sowie Journale schreiben.


2) Sobald bei einem Schulhaus oder Ort mit Ändern > Bearbeiten mindestens eine Person als Zuständige Person eingetragen wird, sieht nur noch diese Person alle Fälle des entsprechenden Schulhauses/Ortes. Für alle andern User:innen werden diese Fälle ausgeblendet. (Einzelne Fälle können immer noch geteilt werden, indem man in der Fall-Akte direkt eine weitere Zuständige Person hinzufügt)


Sind bei einem Schulhaus oder Ort zwei oder mehr Personen als Zuständige Person vermerkt, sehen nur diese die Fälle, die dem Schulhaus/Ort zugeteilt sind.



TIPP für Administrator:innen für Notfall-Zugriffe bei Mitarbeiter-Ausfällen

Wenn es für euch als Administrator oder Administratorin eines Gesamt-Accounts wichtig ist, dass ihr in einem Notfall - bspw. bei einem Mitarbeiterinnen-Ausfall - auf Fallakten zugreifen könnt, dann könnt ihr das mit oben beschriebener Einstellung und Vorgehensweise lösen.


Wichtig ist, dass alle MitarbeiterInnen hierzu ihr Einverständnis geben. Das wollen wir gewährleistet, indem jede und jeder User:in aktiv bei Administration > Fallaufnahme-Formular konfigurieren das Häkchen bei Standardmässig geteilt setzen muss, um seine Fall-Akten für dieses Szenario freizugeben. Und: die Einstellung muss natürlich schon vor einem Ausfall gemacht werden.


Vorgehen: Alle Mitarbeiter:innen, die damit einverstanden sind, setzen also das Häkchen bei Standardmässig geteilt in der Konfiguration des Fallaufnahme-Formulars und tragen sich anschliessend bei "ihrem" Schulhaus oder Ort als Zuständige Person ein.

(Mit dieser Einstellung sehen die Zuständigen Personen ja nur noch die Fälle "ihres" Schulhauses; bei den andern sind diese Fälle ausgeblendet.)


Braucht nun der oder die Admin in einem Notfall Zugriff auf bestimmte Fälle, kann er oder sie sich vorübergehend bei dem entsprechenden Schulhaus/Ort als Zuständige Person hinzufügen und so auf die Fälle zugreifen und sie allenfalls an eine andere Person übergeben.


Da alle jeweils unter Menu Administration > Schulhäuser/Gemeinden bzw. Administration > Räume/Ort. sehen können, wer sich als Zuständige Person eingetragen hat, bleibt die Transparenz erhalten.



Um es etwas verständlicher zu machen - haben wir hier ein paar Praxisbeispiele für dich:



Praxisbeispiel Fälle

Eine Organisation hat zwei Orte, "SSA allgemein" und "TestOrt"

Die Anwenderin Susanne L. eröffnet einen neuen Fall "Harry Hasler". Der Administrator Roger Frick eröffnet einen neuen Fall "Debbie Mötteli". Nun kann Susanne L. beide Fälle sehen, Roger Frick sieht jedoch nur seien Fall, da er beim TestOrt nicht zuständig ist. Da er Administrator ist, kann er sich jedoch beim Schulhaus hinzufügen. Ist der Fall öffentlich, hat er nun auch Zugriff darauf. Ein/e Anwender:in kann den Fall nicht bearbeiten, ein/e Administrator:in schon. Dies, um z.B. bei Ausfällen andere Personen zuzuordnen.






Praxisbeispiel Journal

Obwohl die Anwenderin Susanne L. nicht für Debbie Mötteli zuständig ist, kann Sie einen Journal- und/oder Zeiteintrag erfassen.


Im der Fallansicht sind nun beide Einträge zu sehen:

In der Journalansicht nicht. Ansonsten würde bei einer Änderung des Schulhauses bzw. Räume/Orte hunderte von neuen Journaleinträgen anzeigt.


Ansicht im Journal

Eine Person hat keine Zugriffsberechtigung (siehe Rollen), sie kann trotzdem den Fall anschauen und es zeigt an, dass es fünf Journaleinträge hat.


Da die Person jedoch keine Zugriffsberechtigung hat, wird beim Ausdruck folgendes angezeigt:


Dasselbe ist bei den Anhängen - habe ich keinen Zugriff, wird zwar angezeigt, dass es Anhänge hat, da ich keine Berechtigung habe, kann ich keine öffnen.


Geteilte Fälle anzeigen

1. Klicke auf Spaltenauswahl (im Menü Fälle). Je nach Ansicht deines Browsers sind neben dem Suchfeld drei Punkte zu sehen oder eben direkt die Spaltenauswahl.

2. Ziehe nun die Spalte in die Titel-Liste

Neue Rollen

Da wir nicht nur Organisationen im Schulbereich abdecken, haben wir nebst der Rolle Anwender:in und Administrator:in noch SuperAdmin und Praktikant:in eingeführt. Hier werden die Unterschiede erklärt:

SuperAdmin

Admin

Anwender:in

Praktikant:in

Kompletten Fall übertragen

Es ist ja nicht möglich, dass Anwender:innen, Admin und Praktikant:innen Einträge von

SuperAdmin sehen. Damit trotzdem Informationen weitergehen, kann sowohl der Admin als auch der SuperAdmin einen Fall übertragen. Dazu öffnet man den Fall, nimmt "geteilt" raus und weisst den Fall einer neuen Person zu. Nun werden sämtlich erfassten Journaleinträge und Anhänge der Person zugewiesen.


Obwohl meine Rolle nun Praktikant:in ist, habe ich Zugriff zu sämtlichen Falldaten - einschliesslich die vom SuperAdmin.
















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