Wenn du deine Fälle abschliessen möchtest oder wenn du gewisse Fälle nicht mehr in der aktiven Fall-Übersicht haben möchtest, dann kannst du einen Fall ganz einfach archivieren. So bleiben alle Falldaten im Archiv weiter erhalten. Du kannst jederzeit sämtliche Falldaten im Archiv nachschauen oder sogar einen Fall bei Bedarf wiedereröffnen. Wie dies gemacht wird, erfährst du hier.
Jetzt kann es aber auch mal vorkommen, dass du Falldaten komplett löschen möchtest oder musst. Das bedeutet: Sämtliche Daten zu diesem Fall werden unwiederbringlich gelöscht! Es gibt eine Ausnahme - aber dazu später.
Es ist darum wichtig, dass du Archivieren nicht mit Löschen verwechselst. Und dass du nur Fälle löschst, wenn du dir sicher bist, dass du die Daten keinesfalls wieder benötigen wirst.
Zu diesem Thema ist ausserdem zu sagen: Unsere Software - seit 2013 im Betrieb - löscht automatisch sämtliche erfassten Daten nach 10 Jahren permanent. Du musst dir also auch bei einem Ausstieg keine Sorgen machen, wenn du deine Daten nicht selber gelöscht hast. Die Software übernimmt das automatisch nach Ablauf der 10 Jahre für euch.
Wir werden bis November 2024 eine Funktion einfügen, wo mehrere archivierte Fälle aufs Mal gelöscht werden können. Du kannst auch problemlos eine kürzere Löschperiode mit uns vereinbaren. Wollt ihr beispielsweise, dass sämtliche Falldaten bereits nach 5 Jahren automatisch gelöscht werden, nimm einfach mit uns Kontakt auf: info(@)agiflex.ch
Wie du manuell einen Fall löschen kannst
Wenn du einen Fall löschen willst, gibt es zwei Möglichkeiten. Gerne möchten wir an der Stelle nochmals anmerken, dass du mit Löschen, sämtliche Falldaten unwiderruflich löschst.
Mit rechter Maustaste auf den Fall klicken, dann im Kontextmenü Löschen anwählen.
2. Den Fall öffnen und den Papierkorb anwählen
Hinweis: Es können nur archivierte Fälle gelöscht werden. Die Zeiteinträge, die zu einem Fall gemacht wurden, bleiben bestehen. Der Grund ist, dass die Zeiterfassung so für die Mitarbeitenden weiterhin korrekt funktioniert. Würden Sie ebenfalls gelöscht, würden diese Stunden von der bereits geleisteten Arbeitszeit abgezogen und die Statistik stimmt nicht mehr. Die dazugehörigen Journale werden hingegen gelöscht.
Wie die Datenspeicherung in der Datenschutzvereinbarung geregelt ist
Zu guter Letzt und der juristischen Vollständigkeit halber möchten wir dir zu deiner Information noch die Auszüge aus unseren Datenschutzrichtlinie anführen, die die Datenspeicherung betreffen:
9. Dauer der Speicherung
ssa-app.ch / dossier-manager.com und socioflex.de verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange Sie den Dienst nutzen. Dabei ist zu beachten, dass das Vertragsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.
10. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Einwilligung
In Bezug auf die personenbezogenen Daten haben die Kunden nachfolgende Rechte gemäss DSG (insb. Art. 25 ff. DSG), respektive DSGVO (insb. Art. 12-23 DSGVO). Im Grundsatz gewährt der Provider die in der DSGVO enthaltenen Rechte auch den Schweizer Kunden. Der Provider behält sich jedoch eine abweichende Beurteilung im Einzelfall vor.
das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, sowie
das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO.
Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch). Der Provider nimmt selbstverständlich gerne vorgängig zu einer Beschwerde die Fragen und Wünsche der Kunden entgegen. Hierzu kann der Kunde den Provider schriftlich oder per E-Mail (info@agiflex.ch) kontaktieren.
Soweit der Kunde im Zusammenhang mit den Diensten des Providers um die Erteilung einer Einwilligung gebeten wird, erteilt er diese Einwilligung durch Anklicken der entsprechenden Checkbox. In der Folge ist der Provider berechtigt, die personenbezogenen Daten des Kunden entsprechend zu erheben, zu bearbeiten, zu nutzen und weiterzugeben.
Der Kunde kann seine Einwilligung selbstverständlich jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung berührt wird. Der Widerruf kann schriftlich an die eingangs erwähnte Adresse des Providers gerichtet werden. Es genügt jedoch auch eine E-Mail an die Adresse info@agiflex.ch. Einige der Dienste und Funktionen werden dem Kunden danach jedoch nicht mehr offenstehen.
Die vollständige Datenschutzvereinbarung finden Sie hier.
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