Das tolle am ssa-app und DossierManager ist, du kannst Sie ganz nach deinem Gusto und den persönlichen Anforderungen an deine eigene administrative Arbeit nutzen. Die Software stellt dir Tools zur Arbeitszeiterfassung, Fallführung, Aufgaben-Kontrolle und zur automatischen Fallarbeits-Evaluation in Form von praktischen Statistiken und Grafiken per Knopfdruck zur Verfügung.
Du kannst alle diese tollen Funktionen nutzen oder dich dazu entscheiden, nur eine oder zwei zu verwenden. Eine ganz einfache Form der Arbeitszeit-Erfassung stellen wir dir mit Kommen&Gehen zur Verfügung. In seiner Grundfunktion notierst du nur jeweils deinen Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und allfällige Pausen. Schon ist deine Arbeitszeit notiert!
Einziger Wermutstropfen: Deine Statistik sprich deine Arbeitsauswertung und Fallarbeits-Auswertung wird dementsprechend reduziert und eingeschränkt ausfallen.
Legst du also weniger Wert auf eine ausführliche Fallarbeits-Auswertung (z.B. beim Jahresbericht), hast dafür aber lieber eine supereinfache Arbeitszeit-Erfassung zur Hand, dann ist Kommen&Gehen dein Tool.
Wie funktioniert Kommen&Gehen?
Wähle das Menu Kommen&Gehen und drücke auf +Kommen&Gehen um einen neuen Eintrag zu machen. (Du siehst das Menu Kommen&Gehen nicht? Dann hast du es nicht abonniert - melde dich per info@agiflex.ch und wir schalten es dir auf.)
Nun trägst du einfach die Uhrzeit ein, wann du gestartet bist mit deiner Arbeit und wann du aufgehört hast, um eine Pause zu machen oder deinen Arbeits-Tag zu beenden.
Wenn du magst, kannst du noch eine Bemerkung zum Tag hinterlassen.
Dann fehlt nur noch Speichern.
Beachte aber, du kannst mit +Kommen&Gehen deine Arbeit mit keinerlei Leistung verknüpfen. Deine Arbeitszeit kann daher auch nicht statistisch ausgewertet werden!
Wenn du dies dennoch wünschst, erfährst du hier weiter unten, wie du mit +Zeit/Kommen&Gehen in einem zweiten Schritt deine erarbeitete Ist-Zeit einer Leistung zuordnest und so die Grundlage für die Statistik legst.
Wo ist finde ich meine Monatsübersicht zur Arbeitszeit?
Eine grobe Übersicht und Auflistung deiner geleisteten Arbeitszeit findest du, wenn du den Knopf Übersicht - Kommen&Gehen drückst.
Eine ganz genaue Jahres- und Monatsübersicht erhältst du im Menu Administration.
Klicke Administration > Statistiken exportieren, wähle den entsprechenden Zeitraum aus, indem du das Datum eingibst und drücke Zeiterfassung.
Jetzt wird dir eine Excel-Datei erstellt mit deiner Arbeitszeit. Die Datei wird in der Regel automatisch downgeloadet. Öffne sie. Ganz unten befinden sich die sogenannten "Blätter". Öffne das Blatt KommenGehen 2022 für die Monatsübersicht.
Auf der Monatsübersicht ist für jeden Tag notiert, von wann bis wann du gearbeitet hast sowie das Total der IST-Stunden. Auch für dein Monat zeigt es ein Total der IST-Stunden an.
Die beiden Spalten Zeit erfassen und Differenz kannst du ignorieren! Wenn du beim Erfassen mit +Kommen&Gehen arbeitest, dann werden dir hier keine Inhalte angezeigt.
(Falls doch, hast du Zeit mit Zeit erfassen erfasst und etwas falsch gemacht - lies dazu hier weiter.)
Eine Jahresübersicht deiner geleisteten Stunden pro Tag und Monat findest du im Blatt KommenGehen Jahr 2022.
Für jeden einzelnen Tag ist hier aufgeführt, wieviele Stunden du gearbeitet hast. Ausserdem zeigt es dir das Monats-Total der geleisteten Stunden an. Du kannst hier auch einen direkten Vergleich zu deiner Sollstunden-Vorgabe machen, wenn du magst. Dazu musst du aber deine Arbeitszeit im Menu Administration > Arbeitszeit hinterlegen. (Wie das genau gemacht wird, erfährst du hier.)
Und wenn ich meine Arbeitszeit doch mit einer Leistung verknüpfen will?
Wenn du deine Arbeitszeit vereinfacht mit Beginn und Ende einträgst, also den Knopf +Kommen&Gehen wählst, geht dir die Information zu deiner Leistung verloren. Du kannst nicht notieren, was genau du in deiner Arbeitszeit gemacht hast.
Für einige ist das aber wichtig, sie möchten notieren und nachschauen können, welche Leistungen und Tätigkeiten Sie während Ihrer Arbeitszeit erbracht haben. Sie möchten wissen, für was Sie wieviel Zeit benötigen oder welche Fälle aufwändiger sind als andere. Und: Sie möchten das Ihrem Auftraggeber, Ihrer Auftraggeberin, gegenüber nachweisen können; z.B. als übersichtliche Statistik oder Grafik (hier steht wie das geht.)
Das kannst du, indem du deine Arbeitszeit im Menu Zeit erfassen erfasst statt im Menu Kommen&Gehen. So gehen dir keine Informationen zu deiner Leistung verloren.
Möchtest du aber weiterhin die Zeit mit Arbeitsbeginn und -Ende erfassen und dennoch eine Leistung erfassen, gibt es auch einen Weg im Menu Kommen&Gehen. Er ist etwas aufwendiger.
Du wählst den Knopf Zeit/Kommen&Gehen
Wieder landest du zuerst auf dem Fenster, wo du die Uhrzeit von Arbeitsbeginn und -ende eingibst. Auch hier speicherst du. Danach führt dich das ssa-app oder der DossierManager aber automatisch zum Formular Zeit erfassen weiter. Das darum, damit du nun deine Arbeitszeit einer Leistung zuordnen kannst.
Es ist ganz wichtig, dass du hier bei Zeit erfassen immer genau gleichviel Zeit verbuchst, wie du bei Kommen&Gehen eingegeben hast!! Andernfalls produzierst du grobe Fehler in deiner Arbeitszeiterfassung.
Als Hilfe zeigt dir das Formular immer an, wieviele Stunden du bei Kommen&Gehen notiert hast und wieviele bei Zeiterfassung. Die beiden Zahlen müssen gleich hoch sein!
Hier im Beispiel musst du nun 4 Stunden auf eine oder mehrere Leistungen verbuchen.
Gib also z.B. bei Dauer 2:00 Stunden an und ordne die Arbeitszeit einem Fall oder Projekt sowie einer Leistung zu. Diese Angaben sind Pflicht. Du kannst nach Wunsch eine Bemerkung hinzufügen. Zum Abschliessen Speichern.
Das System bleibt automatisch auf dem Formular, auch nach dem Speichern. Damit du weitere Einträge machen kannst. Bis die beiden Zeiten Kommen&Gehen und Zeiterfassung gleich hoch sind. Gehe dann manuell zurück ins Menu Kommen&Gehen.
Hier findest du gleich zu Beginn nochmal eine Übersicht, die die beiden Zeiten gegenüberstellt.
So kannst du kontrollieren, ob du noch Zeiteinträge im Menu Zeit erfassen machen musst. Steht in beiden Kolonnen dieselbe Anzahl Stunden, musst du nichts mehr machen.
Fehlen Stunden bei Dauer, erfasse sie im Menu Zeit erfassen und ordne die erbrachte Leistung zu. (Möchtest du Genaueres wissen zu den Leistungen, schau hier.)
Fehlen Stunden bei Kommen & Gehen, dann hast du zu viele Stunden in Zeit erfassen erfasst! Passe die Einträge dort an oder lösche gegebenenfalls die überzähligen Zeiteinträge im Menu Zeit erfassen.