Wie du deine Soll-Zeit auf mehrere Schulhäuser aufteilst - (Erstes Jahr)

Vielleicht ist dir bei der neuen Info-Box Arbeitszeit-Übersicht schon einmal diese Tabelle mit der hellblauen Überschrift aufgefallen und du hast dich gefragt, wofür die wohl gut ist - in diesem Beitrag erklären wir es dir.


Das ssa-app und der DossierManager haben nämlich eine praktische Funktion, mit der du deine Soll-Zeit aufteilen kannst, falls du für mehrere Schulhäuser, Gemeinden oder Standorte tätig bist und diese separat ausweisen musst oder willst.


Du kannst für jedes Schulhaus - passend zu deinen Pensum-Prozenten, die dafür zur Verfügung hast - ein Zeit-Budget hinterlegen und die Tabelle zeigt dir anschliessend separat für jedes Schulhaus* an, wo du im aktuellen Monat und - noch wichtiger - im Verlauf des Jahres zeitlich stehst.

(*der Einfachheit halber verwende ich im ganzen Text "Schulhaus", dasselbe gilt aber auch für verschiedene Gemeinden, Standorte oder Räume)


Im Beispiel wurde die Arbeitszeit so hinterlegt, dass für das Testschulhaus 70% der Arbeitszeit "budgetiert" wurden und für Testschulhaus 2, 3 und die Beispielschule je 10%.


Budget Apr entspricht dann der errechneten Soll-Zeit im aktuellen Monat, unter Apr ist die geleistete Ist-Zeit in diesem Monat und Diff gibt an, wieviele Stunden noch fehlen, bis das Soll erfüllt ist (oder allenfalls schon zu viel gearbeitet wurde).


Analog verhält es sich mit den drei Spalten rechts für den bisherigen Jahresverlauf. Und es ist sogar fast wichtiger, die Zeit dort im Auge zu behalten. Guckt man nämlich ins Beispiel, wurden von Januar bis April fürs Testschulhaus insgesamt schon 29.17 Überstunden generiert. Man kann also bereits anfangen, zu kompensieren und für dieses Schulhaus etwas weniger Stunden einzusetzen.


(Das Programm hat also keinen rollenden Übertrag, wo die Minus- oder Überstunden von Monat zu Monat weitergeführt werden. Wie du im Gesamt-Jahresverlauf stehst, liest du also an den drei rechten Spalten ab).

Bevor ich dir aber endlich zeige, wie du die Aufteilung der Soll-Stunden für deine Schulhäuser denn jetzt macht, zuerst aber noch folgender Hinweis: Das Hinterlegen von Zeit-Budgets funktioniert nur, wenn auch Jahresarbeitszeit, Ferienstunden, der Saldo-Vortrag und die Anzahl Arbeitstage pro Monat für deine Stelle korrekt eingegeben wurden. Wie das funktioniert, erfährst du hier.

Dass die Zahlen stimmen, ist wichtig, denn wir müssen als erstes ein bisschen rechnen.

Wir benötigen die Jahresarbeitszeit (JAZ), die Ferienstunden (dein persönlicher Ferienanteil in Stunden) und die Anteile in Prozent, die du für das jeweilige Schulhaus arbeitest.


Deine JAZ und Ferien-Stunden findest du unter Administration > Arbeitszeiten.


Rechne nun:

(JAZ - Ferien) x Anz. % je Schulhaus = Soll SH


Angenommen die letzten Zahlen der Tabelle rechts sind deine JAZ und Ferienstunden und du sollst für Testschulhaus 70% deiner Gesamt-Arbeitszeit aufwenden und für 3 andere Schulhäuser je 10%:


Dann ist die Rechnung einmal (1470 - 117.6) x 70% = 946,68

und einmal (1470 - 117.6) x 10% = 135,24


Die beiden gelben Zahlen merkst du dir und wechselst ins Menu Administration > Schulhäuser/Gemeinden bzw. Administration > Räume/Orte .


Wähle das entsprechende Schulhaus oder den Ort aus mit Ändern > Bearbeiten und kopiere die Zahl ins Feld Soll - noch Speichern - und erledigt.



Eine noch genauere Übersicht zu den so aufgeteilten Soll- und Ist-Zeiten pro Schulhaus erhältst du im Export der Zeiterfassung im Ordner Schulh. Gde. Jahr.

Diesen erhältst du unter Administration > Statistiken exportieren.

Diese Erklärung hilft dir, wenn du die Soll-Zeiten je Schulhaus in deinem ersten Jahr mit dem ssa-app oder DossierManager einträgst.


Wie du die Soll-Zeiten beim Jahres-Wechsel für die Schulhäuser einträgst, wenn du noch einen Stunden-Übertrag pro Schulhaus einrechnen musst, erfährst du hier.


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