Start- und Endzeit erfassen

Auf vielfachen Kundenwunsch wurde das Modul Kommen & Gehen direkt in die reguläre Zeiterfassung integriert. Bisher war dafür ein separates Modul erforderlich.

Überblick über die Inhalte dieses Artikels

1. Start und Endzeiten aktivieren: Grundlagen zur Aktivierung, Nutzung und Anzeige der Start und Endzeiten.

2. Letzte Uhrzeit automatisch übernehmen: Automatische Übernahme der letzten oder aktuellen Uhrzeit als Startzeit.

3. Nur Start und Endzeit erfassen: Vereinfachte aber eingeschränkte Zeiterfassung ohne Fall Projekt und Leistung.

4. Organisationweite Einstellungen für Admins

5. Verschiedene Berechnungs-Modi

Funktion aktivieren

Da diese Funktion nicht von allen Nutzerinnen und Nutzern benötigt wird, ist sie standardmässig deaktiviert. Um sie zu nutzen, gehst du wie folgt vor:

1. Navigiere zu Administration > Einstellungen.

2. Wähle die Rubrik Zeiterfassung und aktiviere die Checkbox "Start und Endzeiten bei Zeiteinträgen anzeigen"

   
   

Funktionsweise

Für die Erfassung eines Zeiteintrags brauchst du:

• Eine Start und Endzeit

• Die Zuordnung zu einem Fall oder Projekt

• Die Auswahl einer Leistung

Nur wenn alle Angaben vollständig sind, wird der Zeiteintrag korrekt gespeichert.

Vorgehen

1. Wähle einen Fall oder ein Projekt aus.

2. Erfasse deine Startzeit. Bei der nächsten Erfassung wird die Endzeit automatisch als neue Startzeit übernommen, damit du den Tag chronologisch erfassen kannst.

3. Erfasse die Endzeit. Das Total der Zeit wird automatisch berechnet.

4. Wähle die passende Leistung aus.

5. Optional: Wenn du mit dem Modul Labeling arbeitest, kannst du zusätzlich Labels auswählen.

Hinweise

• Falls du bereits von 8:00 bis 9:00 Uhr eine Zeit erfasst hast und danach 8:30 bis 9:30 Uhr erfassen möchtest, erkennt das System die Überschneidung und meldet, dass du in diesem Zeitraum keine Zeit erfassen kannst.

• Du kannst auch Zeiten speichern, ohne eine Start- und Endzeit anzugeben. In diesem Fall wird nur das Total der erfassten Zeit gespeichert.

Anzeige

Um eine Übersicht der Start- und Endzeiten zu erhalten, klicke unterhalb des Eingabefelds nach Journal und Anhang auf Spaltenauswahl und blende dort Startzeit und Endzeit ein. Das gleiche kannst du in der Fallübersicht unter Zeit sowie in der Übersicht der Zeiterfassung tun. Der Vorteil: Die Anzeige wird auch im PDF-Report übernommen.

Letzte Uhrzeit automatisch übernehmen

Die Software merkt sich, welche Uhrzeit zuletzt eingetragen wurde, und schlägt dir diese beim nächsten Eintrag vor. So kannst du Zeit sparen und musst die Uhrzeiten nicht jedes Mal neu eingeben.

1. Navigiere zu Administration > Einstellungen.

2. Wähle die Rubrik Zeiterfassung und aktiviere die Checkbox "Automatische Zeiteingabe ein/aus"

Wenn die Funktion aktiviert ist:

• Wird beim Erfassen eines neuen Eintrags automatisch eine Startzeit vorgeschlagen.

• Der Vorschlag basiert auf deinem letzten Eintrag oder der aktuellen Uhrzeit.

Nur Start- und Endzeit erfassen

Obwohl das Modul Kommen&Gehen nicht mehr in Betrieb ist, kannst du die Start und Endzeit weiterhin direkt in der Maske Zeit-/Journaleintrag erfassen. Diese Option steht dir nach wie vor zur Verfügung.

Hinweis: Wir raten davon ab, da diese Zeiten nicht in der Statistik ausgewertet werden.

Falls du trotzdem nur Start und Endzeiten erfassen möchtest, gehe wie folgt vor:

1. Navigiere zu Administration > Einstellungen.

2. Wähle die Rubrik Zeiterfassung und aktiviere die Checkbox "Nur Start- und Endzeit erfassen"

Wenn du die Funktion aktivierst:

So kannst du weiterhin nur die Start- und Endzeit erfassen, ohne ein Projekt oder eine Leistung auswählen zu müssen.

• Wird im Hintergrund automatisch ein neues Projekt mit dem Namen Zeiterfassung erstellt.

• Dieses Projekt wird dem ersten Eintrag unter Standorte (im ssa app unter Schulhäuser/Gemeinden) zugeordnet.

•  Da jede Zeiterfassung eine Leistung benötigt, wird gleichzeitig eine neue Leistung mit dem Namen Keine Leistung angelegt.

Einstellungen für die gesamte Organisation (Admin-Einstellungen)

Als Admin hast du die Möglichkeit, folgende Funktionen für die gesamte Organisation zu konfigurieren:

• Leistungen ausblenden (Weitere Details findest du im separaten Artikel.)

• Nur Start und Endzeit erfassen

1. Navigiere zu Administration > Admin-Einstellungen.

2. Wähle die Rubrik Zeiterfassung (ganz am Ende) und aktiviere die Checkbox "Nur Start- und Endzeit erfassen"

Wichtig: Diese Einstellungen können von den einzelnen Nutzern überschrieben werden.

Gehe dazu

Verschiedene Berechnungs-Modi

Je nachdem, welche Einstellung gewählt wurde, verhält sich die Anzeige bzw. Berechnungen in unserem Tool unterschiedlich. Hier sind die drei Möglichkeiten, diese können unter Administration, Einstellungen im letzten Abschnitt unter Berechnungsmodus für Zeitübersicht eingestellt werden.

Modus: "Alle Einträge" (Standard)

• Tagesübersicht: Zeigt die Summe von absolut allen Zeiteinträgen an.

• Monats- und Jahresübersicht: Alle erfassten Zeiten werden zusammengezählt.

  
  

Modus: "Nur Präsenzzeit"

• Tagesübersicht: Zeigt nur Einträge an, die als "keine Leistung" markiert sind.

• Monats- und Jahresübersicht: Es wird nur die reine Anwesenheitszeit gewertet.

  
  

Modus: "Nur Leistungen"

• Tagesübersicht: Zeigt nur Leistungs-Einträge an (alles ausser "keine Leistung").

• Monats- und Jahresübersicht: Nur die Zeit für erbrachte Leistungen wird gezählt.