Abschluss von Fällen und Klassenwechsel im neuen Schuljahr

Statistik und Archivierung: Was passiert mit dem Fall?

Wir erhalten immer wieder Fragen zu den Statistiken: Was passiert, wenn ich den Fall archiviere? Erscheint er dann noch in der Statistik vom Vorjahr?

Hintergrund

Die Fall-Details werden von der Eröffnung bis zur Archivierung gespeichert. Sämtliche Zeit- und Journaleinträge werden dem jeweiligen Fall-Detail angehängt. Dadurch kann es vorkommen, dass der Fall "Harry Hasler" zweimal in der Jahresstatistik erscheint: einmal mit dem Anmeldegrund Konflikte (6.75 Stunden, 9 Journaleinträge) und einmal mit der Problematik Erziehung/Beziehung (2 Stunden, 3 Journaleinträge).

Empfehlung

Wir empfehlen, vor oder nach Schuljahresende:

• alle inaktiven Fälle zu archivieren

• bei aktiven Fällen die Klasse zu wechseln

Ob du dies vor oder nach Schuljahresende machst, spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist nur, dass du dies nach dem letzten Zeit- oder Journaleintrag im alten Schuljahr machst, bzw. den Fall im neuen Schuljahr erst dann in die nächste Klasse portierst, wenn der letzte Eintrag im alten Schuljahr erfolgt ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die aktuellen Fälle in die nächste Klasse zu portieren.

Schnelle Möglichkeit (Massenaktion)

Klicke auf "Mehrere Fälle gleichzeitig ausführen" und wähle "Aktionen durchführen" (Massenaktionen). Wähle danach links alle aktiven Fälle aus und klicke auf "In die nächste Klasse wechseln".

Einzelauswahl

Du kannst den Fall auch per Rechtsklick in die nächste Klasse portieren. Dies ist ebenfalls direkt in den Fall-Details möglich.

Vorarbeit für den automatischen Klassenwechsel

Für den automatischen Klassenwechsel braucht es nur eine kleine Vorarbeit. Kontrolliere im ssa-app unter Administration > Klassen, ob in der Kategorie Nächste Klasse Einträge erfasst wurden. Im DossierManager heisst das Menü Administration > Bereiche/Einheiten. Falls nicht, öffne mit Ändern > Bearbeiten das Änderungs-Menü und trage ein, in welche nächste Klasse/Einheit ein* Schüler*in im kommenden Schuljahr übertritt. Diesen Eintrag musst du natürlich nur ein einziges Mal hinterlegen.

(Bei Oberstufen-Übertritten gibt es bei einigen mehrere Möglichkeiten - hier solltest du ggf. den Übertritt weiterhin manuell in den Fall-Details machen.)

Ist dies hinterlegt, dann kannst du nun im Menü Fälle die einzelnen Fälle ganz einfach in die nächst höhere Einheit versetzen: Klicke mit der rechten Maustaste auf den blauen Namen und wähle in den/die nächste(n) Bereich/Einheit wechseln. Im ssa-app heisst der Menüpunkt

Dies sieht dann so aus:

Dieser Menüpunkt ist nur bei aktiven Fällen möglich. Reaktiviere ansonsten den Fall, damit die Option zur Verfügung steht.

Damit du den Überblick behältst, sind die Änderungen für vier Stunden fett hinterlegt.