Software einrichten - bequem und einfach

Hier erfahren Sie die wichtigsten Schritte, wie Sie sofort mit Ihrem ssa-app oder DossierManager loslegen können. Da es verschiedene Herangehensweisen gibt, sich mit einer Software vertraut zu machen, haben wir auch für jeden Lerntyp etwas dabei.


> Sie mögen es bequemer oder lernen am besten im persönlichen Kontakt? Dann bieten wir diese 3 Möglichkeiten an, sich der Software anzunähern:


> Sie kommen mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung besser zurecht und lesen lieber, wie etwas funktioniert, dann bitte: klicken Sie hier um zum letzten Abschnitt zu gelangen.


> Video-Anleitungen sind Ihr bevorzugtes Medium, um Neues zu lernen? Dann finden Sie einerseits je eine Video-Tour als Einführung zum Programm auf der Produktseite vom ssa-app oder DossierManager. Und weiterführend erfahren Sie gleich hier, wie Sie die Ihre ersten Schritte mit der Software machen und alles für Ihre Arbeit einrichten. Alles bequem per Video-Anleitung.


Am besten machen Sie es so: Öffnen Sie ihr ssa-app.ch oder den dossier-manager.com in einem Browser-Fenster und parallel dazu starten Sie die Erklär-Videos. Hören Sie, was im Video erklärt wird und machen sie in der Software drin gleich mit, was erzählt wird - so bleiben die Infos super haften. Es heisst ja auch begreifen - auch wenn man unsere Tools nicht anfassen kann.


Video: Einführung Teil 1 (11 min)

  • Neue Anwendende erstellen

  • Erklärung der Module

  • Admin Einstellungen Räume/Orte & Schulhäuser/Gemeinden

Video: Einführung Teil 2 (8 min)

  • Fall-Erfassung

  • Fallaufnahme Formular konfigurieren


Einführung Teil 2.1 Leistungen (10 min)

Wichtig für die Zeiterfassung. Wenn Sie nicht mit der Zeiterfassung arbeiten, empfehlen wir Ihnen direkt den Teil 3 anzuschauen.

  • Leistungen


Video: Einführung Teil 3 (12 min)

  • Projekterfassung

  • Struktur der Software




DIE SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG ZUM NACHLESEN:


1. Ihr Konto: wie Sie Namen, Passwort und Email ändern

Erstmal: Herzlich Willkommen! Sie haben womöglich gerade Ihr Testkonto eröffnet oder Ihre neuen Zugangsdaten fürs ssa-app oder den DossierManager erhalten. Damit - also mit dem Benutzernamen und dem Standard-Passwort loggen Sie sich gleich oben rechts bei LOGIN ein.


Falls Sie der/die erste Benutzende sind, der sich für Ihre Organisation anmeldet, sind Sie automatisch der sogenannte Administrator. Diese besondere Funktion hat die Möglichkeit, bestimmte Software-Einstellungen für den gesamten Organisations-Account zu tätigen und hat zudem Zugriff auf die anonymisierten Gesamt-Statistiken des Organisations-Accounts und die Arbeitszeit-Übersichten aller Mitarbeiter:innen. Mehr dazu aber hier...


Gehen wir aber mal ins Konto oben rechts - dort, wo Ihr Name steht. Hier finden Sie Ihre Konto-Daten. Am besten ändern Sie hier gleich als erstes Ihr Passwort und definieren statt des Standard-Passworts ein eigenes, sicheres. Einfach mit SPEICHERN abschliessen.


Danach überprüfen Sie Ihre Email-Adresse und ändern Sie gegebenenfalls. Haben Sie nämlich mal Ihr Passwort vergessen, können Sie beim Log-In einen Link auslösen, der Ihnen dabei hilft, das Passwort zurückzusetzen. Dieser Link wird an die Email-Adresse versendet, die hier im Konto hinterlegt ist:

Auch hier im Konto ändern Sie den Namen der kontoführenden Person - auch Zuständige Person genannt. Das ist z.B. nützlich, wenn ein Mitarbeiter-Wechsel ansteht und das Konto an die neue Mitarbeiterin übergeben wird.


(Nicht geändert werden kann übrigens der sogenannte Benutzername beim Log-In! Darum bitte immer neutrale Bezeichnungen bei der Registrierung des Accounts wählen - Bsp. OrtXY1, OrtXY2 etc.)


2. Ihre Tätigkeit in der Software abbilden - Die Basis für Ihre Statistiken

Unsere Software ist so eingerichtet, dass alle damit erhobenen Daten zu Fällen, Projekten oder Leistungen automatisch in Ihre Statistik fliessen. Das ermöglicht es Ihnen, jederzeit per Knopfdruck alle Auswertungen und Grafiken zu Ihrer Arbeit zu erhalten. Sie haben also stets die Überblick über Ihre Arbeitszeit, Leistungs-Aufteilung und Ihre Fallstruktur, wenn Sie später Ihre Statistiken abrufen.


Dazu benötigt die Software jedoch zuerst ein paar Grundeinstellungen, die wir nun gemeinsam im Menu ADMINISTRATION einrichten. Um Ihnen die folgenden Einrichtungs-Schritte zu erleichtern, hilft es, sich jeweils beim Ausfüllen den folgenden Satz im Hinterkopf zu behalten: Welche Unterteilungen soll meine Statistik später haben? Nach welchen Gesichtspunkten soll später meine Statistik etwas über meine Arbeit aussagen.


2a SCHULHAUS/GEMEINDE bzw. RAUM/ORT erfassen

Das tönt erstmal etwas kompliziert, ist aber in der Anwendung ganz einfach: Als Erstes wird nämlich der Wirkungsort Ihrer Tätigkeit erfasst. Im ssa-app ist das ein Schulhaus oder eine Gemeinde - im DossierManager ist das Räume/Orte.


Das Programm verlangt mindestens ein Schulhaus oder einen Ort. Sie können dann aber, wenn Sie in mehreren tätig sind, jedes einzeln erfassen. Natürlich wird dann auch jedes Schulhaus und jeder Ort später einzeln ausgewertet und als Grafik den andern Schulhäusern/Orten gegenübergestellt.


3. Klassen oder Bereiche/Einheiten ändern, bearbeiten oder löschen

Danach empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf die Klassen zu werfen. Diese können Sie durch den Knopf bearbeiten oder löschen. Durch den Knopf können Sie eine neue Klasse hinzufügen. Wir empfehlen jeweils eine Klasse pro Jahrgang ohne den Namen der Lehrperson, da dies ansonsten jedes Jahr angepasst werden müsste.


4. Leistungen ändern, bearbeiten oder löschen

Die Leistungen können Sie ebenfalls bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass die vorgegebenen Leistungen dem Standard von AvenirSocial entsprechen.


5. Arbeitszeiten erfassen

Da unser Tool auch eine Zeiterfassungs-Software ist, wird die Jahresarbeitszeit automatisch berechnet. Klicken Sie im aktuellen Jahr wiederum auf . Danach können Sie folgende Optionen eintragen:

· Wochenarbeitszeit (wie viele Stunden arbeiten Sie in der Woche)

· Saldovortrag Jahr (Haben Sie Über- oder Unterzeit vom vorigen Jahr?)

· Pensum pro Monat (Bitte Ihr Pensum für jeden Monat anpassen)

Weiter Infos finden Sie hier




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