Möchtest du deine Arbeitszeit im Griff haben und die Grundlage für eine aussagekräftige Statistik und Auswertung deiner Arbeit bereiten? Oder ganz einfach: Möchtest du verstehen, wie die Arbeitszeit-Berechnung im ssa-app oder DossierManager funktioniert? Dann erfährst du alles hier im folgenden Artikel - samt Videos!
Denn für eine erfolgreiche Anwendung musst du im ssa-app oder DossierManager unter Administration > Arbeitszeiten deine Arbeitszeiten eintragen. Hol dafür deine Notizen hervor, auf denen du deine Jahresarbeitszeit notiert hast sowie die Anzahl Stunden, die du für dein Pensum an Ferien zu Gute hast.
Je nachdem, ob du im vorangegangenen Jahr Plus- oder Minusstunden gemacht hast, kannst du hier auch einen Saldovortrag eingeben oder es werden hier die bereits geleisteten Stunden des/der Vorgänger:in notiert, wenn es sich um eine Konto-Übergabe handelt.
Gehe also auf Administration > Arbeitszeiten und dann beim entsprechenden Jahr auf Ändern > Bearbeiten. Es öffnet sich ein neues Fenster. Trage nun die Anzahl Stunden deiner Notizen in die dafür vorgesehenen Felder ein.
Die meisten erhalten die Jahresarbeitszeit und den Ferienanteil vom Auftraggeber, also z.B, der Gemeinde. Die können einfach übernommen und ins ssa-app oder den DossierManager übertragen werden. Du darfst die die Ferien-Stunden aber nicht der JAZ abziehen, sondern trage sie stattdessen ins entsprechende Feld ein. Das Programm zieht sie automatisch ab.
Wer keine Zahlen von der Gemeinde bekommt, kann seine Arbeitszeit mit unserem praktischen Tool Manuelle Arbeitszeitberechnung selber berechnen. Dazu die Excel-Datei downloaden, die sich oben rechts beim Fragezeichen-Symbol befindet. Fülle sie mit Hilfe unserer Video-Anleitung (weiter unten) aus.
WIR MÖCHTEN GERNE AUF FOLGENDES HINWEISEN: Eine Frage, die uns immer wieder erreicht, ist: "Warum ist mein kompensiertes Tagessoll im Tool höher als das, welches mir die Gemeinde vorgibt?"
Das kommt daher, dass die meisten Anwender:innen einen persönlichen Ferienanspruch von vier bis sechs Wochen (je 100%) haben und ja aber während den Schulferien nicht arbeiten können. Die Schulferien sind auch viel länger, als der persönliche Ferienanteil. Es gibt also mehr Schulferientage, als der persönliche Ferienanteil zulässt. Man muss diese Stunden also vorholen und während der regulären Arbeitszeit zusätzlich abarbeiten, sprich: kompensieren.
Hier gilt eine Faustregel: Wer mit kompensierten Schulferienstunden arbeitet, hat in der regulären Arbeitszeit ein zusätzlich erhöhtes Pensum von 15-20% (je nach Wochenarbeitszeit)!! Als Beispiel, bei einem 80% Pensum müsst ihr 100% während der regulären Arbeitszeit leisten, damit ihr die Schulferien kompensiert. Berechnet also ein, dass ihr ein höheres Tagessoll erfüllen müsst von bis zu 9h oder einen Arbeitstag pro Woche mehr einkalkulieren müsst, um die "verlorenen" Stunden der Schulferien zu kompensieren
Damit du da nicht jeden Tag komplizierten Berechnungen anstellen musst, übernimmt das ssa-app bzw. der DossierManager für dich das Berechnen deines kompensierten Tagessolls. Es sagt dir, wieviele Stunden dein Arbeitstag beinhalten muss, damit du trotz Schulferien dein Jahrespensum erfüllst. Es ist aber unabdingbar, dass du die folgenden Parameter zur Berechnung korrekt einträgst.
Es verwendet nämlich die Formel:
Das Total Schultage sind dabei die Anzahl Arbeitstage pro Monat, die du unter Administration > Arbeitszeiten bei Arbeitstage links unten einträgst. Du musst dir dein kompensiertes Tagessoll also selber deinem Pensum gemäss einrichten (mehr dazu unten in den Videos). Hast du das dann aber einmal gemacht, kannst du dich einfach an deinem kompensierten Tagessoll orientieren, um in einem guten Stundenschnitt für dein Pensum zu bleiben.
Durch diese Extra-Funktion zu deiner Entlastung ist das Tagessoll immer höher als die Vorgabe von Gemeinde oder Stadt – lass dich nicht von diesem Unterschied verunsichern!
Einige weitere Erklärungen zu den Feldern der Arbeitszeiterfassung:
Saldovortrag Vorjahr: Hier kommt die Anzahl Stunden rein, die du Vorjahr zu viel oder zu wenig gearbeitet hast. Minusstunden natürlich mit einem Minus davor. Wenn in einem laufenden Jahr mit unserem Programm anfängst, trage hier die kumulierten Stunden der Vormonate ein.
Ferien in Stunden: Trage hier die Ferien in Stunden ein. Das Programm zieht Ferien automatisch von der Jahresarbeitszeit ab, sie müssen also nicht rapportiert werden! Willst du die Ferien trotzdem rapportieren, dann lässt du dieses Feld leer und erstellst ein entsprechendes Projekt, sowie eine Leistung.
Jahresarbeitszeit: Die Arbeitszeit in Stunden abzüglich aller Feiertage. Meist wird die Jahresarbeitszeit vom Arbeitgeber bekannt gegeben.
Grundlagenvideo Teil 1 - Feiertage eintragen
Grundlagenvideo Teil 2 - Ferien
Grundlagenvideo Teil 3 - Die Arbeitstage