Journaleinträge: Interne Einträge markieren und filtern

Worum geht es?

In der Schulsozialarbeit gehören methodische Notizen, Hypothesen und Interpretationen nicht zu den offiziellen Akten. Sie dienen der Reflexion und Fallführung und unterliegen einem eingeschränkten Einsichtsrecht (vgl. Grundsätze der Aktenführung SSA). Unser Tool bietet dafür die interne Checkbox bei Journaleinträgen.

Einrichtung (Admin)

Damit die Funktion genutzt werden kann, muss sie zuerst von einer administrierenden Person aktiviert werden.

Administration > Admin Einstellungen > Fallverwaltung

Dort das Häkchen bei "Journaleinträge: intern Checkbox anzeigen" aktivieren.

Ist das Häkchen gesetzt, erscheint bei jedem neuen Journaleintrag eine Checkbox, mit der der Eintrag als intern markiert werden kann. Interne Einträge werden beim Teilen eines Falls nicht mit externen Personen geteilt.

Journaleinträge als intern markieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Journaleintrags erscheint nach der Aktivierung die Option "intern". Wird diese gesetzt, gilt der Eintrag als nicht für externe Personen bestimmt, zum Beispiel bei einer Fallübergabe oder beim Teilen mit einer Schule.

Typische Inhalte für interne Einträge:

• Eigene Hypothesen und Interpretationen

• Methodische Überlegungen

• Ersteinschätzungen vor Abklärung

Interne Einträge filtern

Um im Journal nur interne (oder nur nicht-interne) Einträge anzuzeigen, kann die Spaltenauswahl genutzt werden.

• Im Journal die Spaltenauswahl öffnen

• Die Spalte "intern" = wahr

• Die Spalte erscheint in der Übersicht und kann zur Filterung genutzt werden

So lassen sich methodische Notizen gezielt ein- oder ausblenden, ohne dass sie im regulären Verlauf der Falldokumentation erscheinen.

Hinweis: Die Unterscheidung zwischen offiziellen Fallakten und internen Notizen entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen an die SSA-Aktenführung. Interne Einträge sind bei der Akteneinsicht nicht offenzulegen.