Gemeinsames bearbeiten von einem einzelnen Journaleintrag

Immer mehr Kundinnen und Kunden nutzen das Journal, um einen fortlaufenden Bericht zu führen. Nachfolgend eine Anleitung, wie du diese Funktion aktivieren und sinnvoll einsetzen kannst.

Wichtiger Hinweis

Das Journal ist kein Echtzeit-Dokument, wie man es von Online-Textverarbeitungen kennt.

• Es darf nie gleichzeitig von zwei Personen am gleichen Eintrag gearbeitet werden.

• Es gibt keine automatische Versionierung: Wird ein Eintrag überschrieben und gespeichert, ist die vorherige Version unwiederbringlich gelöscht.

Bitte beachte diesen Hinweis, bevor du die Funktion aktivierst.

Einmalige Einstellung (nur für Admins)

1. Gehe zu Administration → Einstellungen Journal-/Zeiteintrag.

2. Aktiviere die Option „Anderen das Bearbeiten des Journals erlauben" anzeigen. Damit wird das entsprechende Kontrollkästchen im Journal für alle Benutzenden sichtbar.

3. Optional: Aktiviere zusätzlich die Option Anderen das Bearbeiten des Journaleintrags immer erlauben. Ist diese Einstellung aktiv, können andere Benutzende jederzeit bestehende Journaleinträge bearbeiten, ohne dass die erstellende Person dies einzeln freigeben muss. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit empfehlen wir, diese Einstellung nur dann zu verwenden, wenn es ein klares gemeinsames Arbeitsprotokoll im Team gibt.

   
   

Nutzung im Journal

• Im Journal erscheint nun ein Kontrollkästchen: „Anderen das Bearbeiten erlauben".

• Ist dieses aktiviert, können auch andere Benutzende den Eintrag aktualisieren.

• Wir empfehlen, das Modul Labeling zu nutzen und den Eintrag klar zu kennzeichnen, damit ersichtlich ist, wer wann etwas ergänzt hat.

• Tipp: Setze das Datum in die Zukunft, damit der Eintrag oben in der Liste erscheint (abhängig von der gewählten Sortierung).