Datenschutz in der Schulsozialarbeit: Wichtige Grundlagen und Handlungsempfehlungen

Der Umgang mit Personendaten gehört zu den sensibelsten Aufgabenbereichen in der Schulsozialarbeit. Als Fachpersonen erhalten wir Einblick in persönliche und familiäre Situationen von Kindern und Jugendlichen. Der Schutz dieser Informationen erfordert nicht nur rechtliche Klarheit, sondern auch eine professionelle Haltung.

Rechtliche Grundlagen und Schweigepflicht

Schulsozialarbeitende unterstehen dem Amtsgeheimnis gemäss Art. 320 Abs. 1 StGB. Vertrauliche Informationen dürfen grundsätzlich nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Person oder auf Basis einer gesetzlichen Grundlage weitergegeben werden. Die Schweigepflicht gilt auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus.

Wann ist eine Weitergabe von Personendaten erlaubt?

In bestimmten Fällen ist eine Datenweitergabe rechtlich zulässig oder vorgeschrieben:

• Entbindung von der Schweigepflicht

  Eine schriftliche Entbindung kann durch die betroffene Person erfolgen (bei minderjährigen Kindern durch die Eltern). In Ausnahmefällen kann auch die vorgesetzte kommunale Stelle eine Entbindung gewähren.

• Rechtfertigender Notstand (Art. 17 StGB)

  Bei unmittelbarer Gefahr für Leib, Leben oder Freiheit – z. B. bei Suizidgefahr oder massiver Gewaltandrohung – dürfen Informationen weitergegeben werden, um Schaden abzuwenden.

• Gesetzliche Meldepflichten

  Bei Verdacht auf eine Kindeswohlgefährdung besteht eine Meldepflicht an die KESB gemäss Art. 314d ZGB. Verbrechen und schwere Vergehen müssen gemäss § 34 Abs. 1 EG StPO der Staatsanwaltschaft gemeldet werden.

Transparenz gegenüber Eltern

Eltern sollen über die Arbeit der Schulsozialarbeit informiert sein, insbesondere bei klassenbezogenen Angeboten oder Interventionen. Einzelberatungen sind ein persönliches Recht der Schülerin oder des Schülers und erfordern keine automatische Information der Eltern – ausser das Kind stimmt zu oder es liegt eine Gefährdung vor.

Datenschutz im Alltag: Empfehlungen für die Praxis

• Datensicherheit gewährleisten

  Personendaten müssen sowohl technisch (z. B. passwortgeschützt, verschlüsselt) als auch organisatorisch (z. B. Zugangsbeschränkung, klare Abläufe) gesichert sein.

• Zweckbindung beachten

  Daten dürfen nur für den konkreten Anlass der Erhebung verwendet werden und sind zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

• Dokumentation sorgfältig führen

  Beratungen sollten strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert werden, um die Qualität der Arbeit zu sichern und bei Bedarf Rechenschaft ablegen zu können.

Aktenweitergabe bei Personalwechsel

Gemäss § 17 Abs. 2 IDG ZH dürfen besondere Personendaten an andere öffentliche Organe weitergegeben werden, wenn dies zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben notwendig ist. Für die Schulsozialarbeit bedeutet das: Beim Wechsel der zuständigen Fachperson dürfen relevante Daten an die Nachfolge übergeben werden – auch ohne Einwilligung, sofern die Weitergabe für die fortlaufende Unterstützung erforderlich ist.

Die neue Fachperson muss ebenfalls der Schweigepflicht unterliegen und die Daten ausschliesslich im Rahmen ihres Auftrags verwenden. Eine Information an die betroffenen Personen oder deren Eltern ist empfehlenswert und trägt zur Vertrauensbildung bei.

Weitere Empfehlungen und Materialien

Für detaillierte Informationen und Empfehlungen zur Datenbearbeitung in der Schulsozialarbeit können folgende Dokumente konsultiert werden:

• Empfehlungen zur Einführung von Schulsozialarbeit – Grundlagen und Umsetzungshilfen

• Empfehlungen zur Leistungserfassung und Aktenführung in der Schulsozialarbeit

Fazit

Datenschutz ist mehr als eine rechtliche Verpflichtung; er ist Ausdruck professioneller Verantwortung. Wer die gesetzlichen Grundlagen kennt, situationsgerecht anwendet und im Kontakt mit Kindern, Eltern und Lehrpersonen transparent kommuniziert, trägt entscheidend zur Qualität und Vertrauenswürdigkeit der Schulsozialarbeit bei. Ein bewusster Umgang mit Daten schützt nicht nur Rechte, sondern stärkt auch Beziehungen.