Meldestellen für Grenzüberschreitungen: Wie Institutionen den DossierManager nutzen können

Institutionen mit einem Schutzauftrag, ob in der Kinder- und Jugendhilfe, der Begleitung von Familien oder in pädagogischen Einrichtungen, sind gesetzlich und ethisch verpflichtet, Grenzüberschreitungen ernst zu nehmen und professionell zu bearbeiten. Viele von ihnen betreiben dafür eine interne Meldestelle. Doch wie werden Meldungen sicher erfasst, vertraulich behandelt und koordiniert bearbeitet? Und was passiert, wenn mehrere Personen oder Stellen involviert sind?

Der DossierManager kann dabei eine wichtige Rolle spielen.

Was Meldestellen täglich leisten

Eine Meldestelle für Grenzüberschreitungen nimmt interne Meldungen entgegen, zum Beispiel von Mitarbeitenden, die eine Grenzüberschreitung beobachtet oder erlebt haben, unabhängig davon ob es sich um Kinder, Jugendliche, Erwachsene oder Fachpersonen handelt. Sie prüft, dokumentiert, koordiniert und entscheidet über weitere Schritte. Das alles unter hohem Vertraulichkeitsdruck und oft mit mehreren beteiligten Fachpersonen.

In vielen Institutionen läuft das noch über E-Mail, Word-Dokumente oder papierbasierte Akten. Das ist fehleranfällig, schwer nachvollziehbar und im Ernstfall problematisch.

Schritt 1: Die Meldung als Dossier erfassen

Sobald eine Meldung eingeht, wird im DossierManager ein neues Dossier angelegt. Das dauert wenige Minuten. Name, Datum, Art der Meldung, betroffene Person und erste Informationen werden strukturiert erfasst. Von diesem Moment an gibt es eine eindeutige, datierte Grundlage.

Schritt 2: Verlauf und Massnahmen im Journal festhalten

Alle weiteren Schritte, Gespräche, Einschätzungen, getroffene Entscheide und offene Aufgaben werden im internen Journal dokumentiert. Die Einträge sind chronologisch, mit Datum und Verfasser versehen. So entsteht ein lückenloser Fallverlauf, der im Zweifelsfall Rechenschaft gibt.

Schritt 3: Zugriffsrechte gezielt vergeben

Nicht alle müssen alles sehen. Im DossierManager lässt sich präzise steuern, welche Person Zugriff auf welches Dossier erhält. Die zuständige Fachkraft der Meldestelle sieht alles. Eine weitere Person wird nur für ein spezifisches Dossier berechtigt. Externe Stellen bleiben aussen vor, solange das so gewollt ist. Das schützt die betroffenen Personen und entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Schritt 4: Übergaben sauber dokumentieren

Wenn ein Fall eskaliert oder an eine andere Stelle weitergegeben wird, zum Beispiel an den Sozialdienst, die KESB oder eine externe Fachberatung, wird die Übergabe im DossierManager festgehalten. Was wurde bis wann durch wen bearbeitet? Was ist der aktuelle Stand? Wer ist als nächstes zuständig? Diese Fragen lassen sich jederzeit beantworten.

Aus der Praxis:

«Der DossierManager unterstützt uns bei der Arbeit unserer Meldestelle spürbar. Meldungen lassen sich strukturiert erfassen, der Fallverlauf ist jederzeit nachvollziehbar und die Zugriffsrechte lassen sich genau auf die beteiligten Fachpersonen abstimmen. Die Anwendung ist klar aufgebaut und einfach zu bedienen. Unser administrativer Aufwand ist deutlich geringer und wir gewinnen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.»

Daniele Lenzo, Fachmitarbeiter Fachstelle Prävention (Meldestelle bei Grenzverletzungen, Ekkarthof Lengwil) Kunde seit 2025

Für Institutionen, die Verantwortung ernst nehmen

Der DossierManager ist keine Speziallösung für Grenzüberschreitungen, aber er eignet sich sehr gut dafür. Er bietet das, was Meldestellen brauchen: eine sichere, strukturierte, nachvollziehbare Arbeitsgrundlage. Entwickelt in der Schweiz, betrieben auf Schweizer Servern, nutzbar von jedem Gerät aus.

Je nach Grösse und Bedarf Ihrer Meldestelle benötigen Sie allenfalls nicht alle Module des DossierManagers. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch, wir finden gemeinsam die passende Lösung zum richtigen Preis.