Zeiterfassung und Journal: Wer sieht welche Einträge?

Ihr schaut am Abend im Menu Zeit nach, wie viel ihr heute gearbeitet habt, und das Total stimmt nicht? Ihr arbeitet in einem geteilten Projekt und fragt euch, wo die Zeiteinträge eurer Kolleg:innen geblieben sind? Oder ihr seid Administrator:in und möchtet selber festlegen, ob ihr die Zeiteinträge eures Teams sehen könnt?

Kein Problem! Seit Oktober 2026 gibt es zwei neue Einstellungen. Damit steuert ihr genau, wer im Menu Zeit und im Menu Journal welche Einträge sieht.

Ganz wichtig auch an dieser Stelle: Bei uns hat der Datenschutz oberste Priorität. In der Grundeinstellung sieht im Menu Zeit jede Person nur ihre eigenen Zeiteinträge, auch Administrator:innen. Wer mehr sehen soll, muss das aktiv einstellen.

Darum erklären wir dir im Folgenden die 4 häufigsten Situationen. Welche trifft auf dich zu?

1. Im Menu Zeit sehe ich nur meine eigenen Einträge. Ist das richtig?

2. Wo sehe ich die Zeiteinträge meiner Kolleg:innen in einem geteilten Projekt?

3. Ich bin Administrator:in und möchte die Zeiteinträge meines Teams sehen und bearbeiten können.

4. Wir möchten im Journal nur noch die eigenen Einträge sehen.

   
   

1) Im Menu Zeit sehe ich nur meine eigenen Einträge. Ist das richtig?

Ja. Das Menu Zeit ist dein persönlicher Überblick über deine Arbeitszeit. Viele von euch schauen hier nach, wie viel sie heute, diese Woche oder diesen Monat gearbeitet haben. Damit dieses Total stimmt, zeigt das Menu Zeit nur noch deine eigenen Einträge an.

Das gilt auch dann, wenn du in einem Projekt arbeitest, bei dem Einträge teilen angekreuzt ist. Früher wurden hier auch die Zeiteinträge deiner Kolleg:innen aus geteilten Projekten mitgezählt, was zu verwirrenden Totalen geführt hat.

Menu Zeit: Oben rechts gibt es keinen Schalter "Meine/Alle". Die Totale pro Monat und Tag enthalten nur deine eigene Zeit.

2) Wo sehe ich die Zeiteinträge meiner Kolleg:innen in einem geteilten Projekt?

Die Einträge sind nicht verschwunden, sie sind nur an einem anderen Ort zu finden. Gehe ins Menu Projekte und klicke auf den blauen Namen des Projekts. In der Projekt-Akte wechselst du in die Kartei Zeit. Dort siehst du alle Zeiteinträge des Projekts, auch die deiner Kolleg:innen, sofern bei Einträge teilen das Häkchen gesetzt ist.

Projekt-Details: Oben die Kartei "Zeit", unten das Feld "Einträge teilen".

HINWEIS ZU DEN FÄLLEN: Bei geteilten Fällen funktioniert es gleich. Die Zeiteinträge anderer Personen siehst du in der Fall-Akte, nicht im Menu Zeit. Ob sie dort angezeigt werden, steuert euer:e Administrator:in mit der Einstellung Alle Zeiteinträge für freigegebene Fälle in den Falldetails anzeigen.

3) Ich bin Administrator:in und möchte die Zeiteinträge meines Teams sehen und bearbeiten können.

In der Grundeinstellung sehen auch Administrator:innen im Menu Zeit nur ihre eigenen Einträge, genau wie alle anderen. Möchtet ihr das ändern, geht ins Menu Administration > Admin-Einstellungen und scrollt runter bis zum Bereich Zeiterfassung.

Admin-Einstellungen, Bereich Zeiterfassung: Das Häkchen ist standardmässig gesetzt.

Entfernt nun das Häkchen bei "Meine/Alle" bei Zeiterfassung für Admins ausblenden und klickt auf Speichern.

Ab jetzt erscheint bei Administrator:innen im Menu Zeit oben rechts ein Schalter. Mit einem Klick darauf wechselt ihr zwischen:

• Meine (Symbol mit einer Person): nur deine eigenen Einträge

• Alle (Symbol mit mehreren Personen): alle Zeiteinträge eurer Organisation, die ihr auch bearbeiten könnt

Anwender:innen sehen diesen Schalter nie, egal wie die Einstellung gesetzt ist.

TIPP: In der Ansicht Alle werden sehr viele Einträge geladen. Das kann einen Moment dauern. Nutzt am besten die Filter, um die Liste einzugrenzen.

4) Wir möchten im Journal nur noch die eigenen Einträge sehen.

Im Menu Journal gibt es den Schalter Meine/Alle für alle Anwender:innen. Damit könnt ihr wie bisher auch die Journaleinträge aus geteilten Projekten sehen. Das ist praktisch, weil viele hier nachschauen, ob es in einem Projekt neue Einträge gibt. An dieser Grundeinstellung ändert sich nichts.

Menu Journal: Oben rechts der Schalter "Meine/Alle" (Symbol mit einer Person).

Möchtet ihr als Organisation, dass alle im Menu Journal nur noch ihre eigenen Einträge sehen, geht ins Menu Administration > Admin-Einstellungen in den Bereich Fallverwaltung. Setzt das Häkchen bei "Meine/Alle" bei Journal ausblenden und klickt auf Speichern.

Admin-Einstellungen, Bereich Fallverwaltung: Das Häkchen ist standardmässig nicht gesetzt.

Der Schalter verschwindet dann für alle Personen eurer Organisation. In der Projekt- oder Fall-Akte seht ihr in der Kartei Journal aber weiterhin alle Einträge.

HINWEIS ZUR GESPEICHERTEN ANSICHT: Das ssa-app und der DossierManager merken sich, wie du eine Liste zuletzt eingestellt hast. Sieht deine Liste nach einer Änderung der Einstellungen ungewohnt aus (z.B. ohne Gruppierung nach Monat und Tag), klicke oben rechts auf Zurücksetzen.

Auf einen Blick

Wo	Was sehe ich?
Menu Zeit	Nur meine eigenen Einträge. Admins: auf Wunsch alle, wenn der Schalter freigeschaltet ist
Projekt-Akte, Kartei Zeit	Alle Einträge des Projekts, wenn "Einträge teilen" aktiv ist
Fall-Akte, Kartei Zeit	Alle Einträge des Falls, wenn "Alle Zeiteinträge für freigegebene Fälle in den Falldetails anzeigen" aktiv ist
Menu Journal	Wie bisher mit Schalter Meine/Alle, ausser eure Organisation blendet ihn aus