Das ssa-app und der DossierManager helfen dir bei der Evaluation deiner Fallarbeit. Einfach - schnell und per Knopfdruck. Die Grundlage dafür bildest du eigentlich nebenher, indem du Arbeitszeit rapportierst, Journale ausfüllst oder Fallakten erfasst.
Wichtiger Hinweis für Windows Anwender:innen:
Unbedingt auf "Bearbeitung aktivieren" klicken, ansonsten werden keine Daten angezeigt
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du für dich die richtige Statistik exportierst und wie das alles funktioniert. Gehe dazu auf Administration > Statistiken exportieren - Hier stehen dir drei Arten von Statistik-Exporte zur Auswahl.
STATISTIKEN NACH ZEITAUFWAND
Dieser Button ist für dich vorgesehen, wenn du mit Arbeitszeiterfassung arbeitest. Du rapportierst also deine Fallarbeit im Menu Zeit erfassen.
Die Grundlage für die Auswertungen bilden deine Zeiteinträge, die du hinterlegt hast. Die anderen Statistik-Knöpfe sind für dich im Prinzip nicht relevant, da die Zeiteinträge die optimale Basis sind, um Fallarbeit auszuwerten. (Wenn du Lust hast, schau dir das Video unten an. Da erfährst du mehr zu den Export-Regeln für Statistik.)
STATISTIKEN NACH FALL-KONTAKTEN
Die beiden andern Möglichkeiten bei den Statistik-Exporten haben wir vor allem für die User:innen entwickelt, die keine Arbeitszeiterfassung machen. Wenn du also das ssa-app oder den DossierManager nutzt und keine Zeiteinträge machst, sind die neuen Statistiken beim Knopf Statistiken nach Fall-Kontakten genau für dich. Dazu gibt es aber Einiges zu wissen.
Da bisher die eingetragene Arbeitszeit die Grundlage für die Fall-Statistik war, mussten wir eine alternative Erfassungsgrösse suchen, um deine Fall-Arbeit auswerten zu können. Gefunden haben wir sie in den Journal-Einträgen. Neu ist es für dich nun möglich, deine Arbeit nach Anzahl Fall-Kontakten auszuwerten. Das Tool zählt für jeden Journal-Eintrag, den du machst, einen Fall-Kontakt. So kannst du dann ablesen, wieviel "Aufwand" du pro Fall betrieben hast. Und du siehst, wieviele Kurzbetreuungen, mittelfristige Betreuungen und wieviele Langzeitbetreuungen du hast.
Wichtig ist nur: da ja die Journal-Einträge die Erfassungsgrösse für deine Fall-Kontakte sind, musst du die Journal-Einträge auch diszipliniert machen, damit deine Statistik aussagekräftig ist. Also jedesmal, wenn du einen Fallkontakt hattest, sollte dieser mit einem Journal-Eintrag rapportiert werden. Du brauchst nicht extra viel reinschreiben, es genügt ein kurzer Eintrag, damit das System das Journal als Fall-Kontakt zählt.
ALLE FÄLLE
Ebenfalls neu ist der Knopf Alle Fälle. Dieser Knopf ist für alle User:innen, die weder Zeiteinträge noch Journal-Einträge machen. Hier bekommt ihr eine super Übersicht darüber wie sich eure Fälle zusammensetzen; aufgeschlüsselt nach Alter, Geschlecht, Klassen, Schulhäusern, Gemeinden oder andern Kriterien, die ihr in den Fall-Masken hinterlegt.
Nachfolgend erfährst du, welche Einstellungen du ganz oben auf der Seite des Statistik-Exports machen musst:
Auswahl des auszuwertenden Zeitraums (von: / bis:):
Standardmässig ist der erste Tag des aktuellen Jahres und der heutige Tag vorgewählt. Grund: mit dem Knopf
Zeiterfassung exportierst du deine Arbeitszeit -Übersicht.
Du möchtest einen andern Zeitraum auswerten? Klicke mit der Maus in die Datumszeile(n) bei von: oder bis: und klicke im Kalender auf den entsprechenden Tag. Wichtig: mit der Maus direkt auf den Tag klicken, bis sich das Datum in der Zeile geändert hat.
Zuständige Person
Dieses Feld sehen nur die Administrator:innen eines Accounts. Hier wählt der/die Administrator:in die Person aus, für welche sie die Statistik oder Zeiterfassung generieren möchte; z.B: wenn eine bestimmte Mitarbeiterin eine bestimmte Gemeinde betreut und sie nun die Fallauswertung davon für die Jahresstatistik einzeln benötigt.
Steht es auf Alle, erhält sie die Fall-Statistiken für die Gesamtorganisiation.
Übrigens; Keine Angst, selbst wenn diese Person zu diesem Zweck deine Fall-Daten exportiert, sie kann die Fallnamen und deine Kommentare etc. nicht sehen. Die Statistiken werden anonymisiert ausgegeben.
Schulhäuser/Gemeinden
Hier kannst du einstellen, ob du eine Statistik-Übersicht von allen deinen Schulhäusern/Gemeinden als Ganzes erstellen möchtest (einfach im Auswahlfeld Alle lassen) oder du kannst Einzelstatistiken für das jeweilige Schulhaus generieren, indem du hier ein Schulhaus bzw. Gemeinde auswählst.
Es erscheinen dir hier zwar immer alle Schulhäuser/Gemeinden deiner Organisation in der Auswahl, der Export funktioniert aber bei deinen Daten.
WOFÜR SIND DENN DIE EINZELNEN KNÖPFE GUT?
Zeiterfassung
Hier erhältst du deine Arbeitszeit-Übersicht.
Bei Knopfdruck werden alle deine Zeiteinträge exportiert, die du im ssa-app oder DossierManager gemacht hast, um deine Arbeitszeit zu rapportieren. Diese Zeiterfassungs-Daten werden im Excel als praktische Monats- oder Jahresübersicht dargestellt.
Die Monatsübersicht ist übrigens schon so formatiert, dass man sie als auch als Monatsrapport verwenden kann - samt Datums- und Unterschriftsfelder.
Und: Bereits gemachte Zeiteinträge, die mit einem Fall verknüpft sind, bleiben bei dir, wenn du einen Fall an eine andere zuständige Person übergibst. Die neue zuständige Person sieht deine alten Zeiteinträge nicht. (Anders verhält es sich bei einer Konto-Übergabe.)
Statistiken nach Zeitaufwand
Hier erhältst du alle Statistiken und Grafiken zu deiner Fallstruktur mit der Basis Zeiteinträge.
Es werden alle Fälle exportiert, für welche du im ausgewählten Zeitraum einen Zeiteintrag gemacht hast; unabhängig davon, ob der Fall archiviert ist oder nicht.
Statistiken nach Fall-Kontakten
Hier erhältst du alle Statistiken und Grafiken zu deiner Fallstruktur mit der Basis Journaleinträge.
Es werden alle Fälle exportiert, für welche du im ausgewählten Zeitraum einen Journaleintrag gemacht hast; unabhängig davon, ob der Fall archiviert ist oder nicht.
Diese Funktion registriert für jeden Journaleintrag einen sogenannten Fall-Kontakt und erstellt somit u.a. eine Übersicht, wie es sich mit dem Betreuungsaufwand für deine Fälle verhält. Vorausgesetzt du rapportierst jeden Fall-Kontakt mit einem Journaleintrag.
Fälle
Du möchtest deine Arbeitszeit nicht oder nicht regelmässig rapportieren oder keine Falldokumentation mit dem Modul JOURNAL machen? Kein Problem, du hast trotzdem einige aussagekräftige Statistiken zu deiner Fall-Struktur zur Verfügung.
Hier werden alle Fälle exportiert,
deren Anmeldedatum im Zeitraum liegt
die im Zeitraum aktiv sind und noch kein Abschlussdatum gesetzt wurde
deren Archivierungsdatum im Zeitraum liegt
bei denen du ein Zeiteintrag gemacht hast
bei denen du ein Journaleintrag gemacht hast
Wenn z.B. das Anmelde- und Abschlussdatum nicht im Exportzeitraum liegt, ABER ein Journaleintrag in diesem Zeitraum gemacht wurde, kommt der Fall auch in die Statistik.
So viel Text - gibt es das auch als Video? Ja, voilà hier: