So funktioniert das neue Fallarchiv

Auf euren Wunsch hin, haben wir für euch das Fall-Archiv ausgebaut. Neu erhalten eure Fall-Dossiers einen zusätzliche Karteireiter, der es euch erlaubt, eine Fallhistorie anzulegen.


Mit der neuen Funktion könnt ihr bereits archivierte Fälle reaktivieren, ohne dass die bereits erfassten Daten zu einem Fall verloren gehen. Sie wandern nämlich komplett in die Fallhistorie. Dieser Fallarchiv-Eintrag erscheint automatisch in eurem Fall-Dossier, sobald ein Fall reaktiviert wird.


Für die neue Zeitperiode, in der der Fall betreut wird, könnt ihr ein neues Datum für die Kontaktaufnahme setzen und auch weitere Kriterien für die neue Betreuungsperiode angepasst werden - etwa der Grund der erneuten Kontaktaufnahme.


Es kann natürlich auch die Zuständige Person geändert werden. Das ist besonders praktisch bei einer Fall-Übergabe; etwa bei einem Stufenwechsel. So kann ein Fall ganz einfach innerhalb des selben Accounts von einer Zuständigen Person an die nächste zur Betreuung übergeben werden. Da die Grunddaten erhalten bleiben, muss der Fall nicht mühsam neu erstellt, aber die neue Zuständige Person kann die Kontaktaufnahme-Daten auf die neue Situation anpassen. Ein weiteres Plus: die neue Zuständige Person erfährt über das Fallarchiv, was mit dem Fall schon bearbeitet wurde, wenn dies so freigegeben wurde. Fall-Übergaben werden so viel einfacher und die Probleme beim Klassenwechsel entfallen.


Grundlagenwissen

(hier klicken um die Theorie zu überspringen)

Bis anhin kannten unsere Anwendungen nur beschränkte Möglichkeiten der zeitlichen Nachverfolgung eines Falls. Es konnte nur einmalig ein Anmeldedatum vermerkt werden und durch setzen eines Abschlussdatum wanderte der Fall ins Archiv. In der Fall-Übersicht können Fälle nach «archiviert» oder «nicht archiviert» gefiltert werden.

Die einzelnen Fall-Dossiers wurden nun durch die zusätzliche Karteikarte «Fallarchiv» erweitert.

Neu verfügen eure Fall-Dossiers zusätzlich über ein Fallarchiv.


Dort findet ihr eine Auflistung aller Betreuungs-Perioden der Vergangenheit, die für diesen Fall bereits erfasst wurden. Habt ihr den Fall wiedereröffnet, erscheint dieser in der Karteikarte "Fallarchiv" und enthält die Daten des vorangegangenen Zeitabschnitts der Betreuung.


Etwas gibt es zu beachten: Falls freigegeben, sind immer komplett alle Journaleinträge, Attachments und erstellen Aufgaben, die in der Vergangenheit für diesen Fall abgelegt wurden, in allen Archiv-Einträgen also Betreuungs-Perioden aufrufbar. Ihr müsst für diese 3 Kategorien nicht extra den entsprechende Zeitraum auswählen.


Bei den Zeiteinträgen und den Falldetails, die die Gründe der Kontaktaufnahme beschreiben, ist dies anders! Sie werden wegen der Statistik-Funktion separat in die Betreuungsperioden versorgt und sind darum auch immer nur dort korrekt abrufbar. Wollt ihr also alte Zeiteinträge einer vorangegangenen Betreuungsperiode nachschauen oder die Gründe einer früheren Kontaktaufnahme erfahren, müsst ihr zuerst die entsprechende Betreuungsperiode anwählen. Dazu im Fallarchiv auf den blauen Namen klicken. Im Video weiter unten erfährt ihr genauer, wie man das macht.


Anwendungs-Regeln:

  • Es kann nur einmal ein Fall mit gleichem Namen aktiv sein

  • Wird ein Fall mit dem gleichen Namen erfasst, meldet das System, dass der Name bereits existiert. So werden doppelte Eingaben verhindert.

  • Wird ein Fall reaktiviert, werden sämtliche Daten kopiert.

Dank der neue Karteikarte Fall-Verlauf könnt ihr innerhalb eines Accounts Fälle von einem Berater zu einer anderen Beraterin weitergeben – beispielsweise bei einem Übertritt von der Primarschule in die Oberstufe und damit einhergehenden Wechsel der «Zuständigen Person» oder bei einem Wohnortswechsel. Bereits erfasste (und von der Vorgängerin freigegebene) Fall-Details können übernommen werden und müssen nicht neu erfasst werden. Fall-Verläufe können nach der Übergabe nachvollzogen werden.


Wie funktioniert das genau?

Du kannst entweder den Fall bei den archivierten Fällen suchen, oder direkt oben links den Namen im Suchfeld eintippen. Gerne erinnern wir dich auch, falls bereits ein archivierter Fall existiert.





Nun ganz einfach auf "Wieder eröffnen" klicken und die Falldaten entsprechend abändern.





Wie's ganz genau geht, erfahrt ihr in diesem Video:


TIPP: Falls ihr - weil das Fall-Archiv ja ganz neu ist - in der Vergangenheit etwa einen Fall mehrmals erstellt hattet, um ihn wiederzueröffnen ...oder aus andern Gründen denselben Fall mehrmals in euren Fall-Details führt, HIER erfährt ihr, wie ihr mehrere Einträge zu einem Fall zusammenführt.


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