Uns ist eure Datensicherheit und der Datenschutz ausgesprochen wichtig. Darum unternehmen wir das bestmögliche, um diesen zu gewährleisten. Doch ganz ohne deine Hilfe und Unterstützung in dem Bereich kommen wir nicht aus!
Als Anwender:in vom ssa-app oder DossierManager gibt es ein paar Dinge, die du zu deiner Datensicherheit beitragen kannst. Gerne informieren wir dich im Folgenden über die Pflichten als Anwender:in, die Teil unserer Vertragsbedingungen sind:
Du bist verpflichtet, die Zugangsinformationen Benutzername, Passwort und MFA Code vor einem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, die Einhaltung des Urheberrechts umzusetzen und keine Vervielfältigungen der Software anzufertigen bzw. keine Zugangsdaten an Dritte weiterzugeben.
Du hast unverzüglich die agiflex GmbH von jeder unbefugten Verwendung des Benutzernamens oder des Passworts oder anderweitigen Angriffen auf die Sicherheit zu unterrichten. In solchen Fällen wird die agiflex GmbH im Einvernehmen mit dir oder deiner vorgesetzten Stelle deinen Benutzernamen und das Passwort ändern.
Du hast alle Massnahmen zu treffen, die nach pflichtgemässem Ermessen für die Wahrung oder Verbesserung der Sicherheit der Daten, der Software und der Netzwerkverbindungen erforderlich sind. Du verpflichtest dich beispielsweise, das Passwort regelmässig, zumindest aber alle 180 Tage zu ändern.
Datenschutz
In deine Fall- und Leistungserfassung hat in der Grundeinstellung des
ssa-app/DossierManagers niemand Einsicht, auch nicht deine vorgesetzte Stelle. Du kannst jedoch einen Fall oder ein Projekt für weitere Personen öffnen, indem du bei der Eröffnung eines Falles oder Projektes unter Zuständige Person die gewünschte Person hinzufügst. Auf diesem Weg könnt ihr gegenseitig eure Einträge lesen und bearbeiten.
Die Daten werden bei Microsoft azure Switzerland West in der Schweiz/Region West gespeichert. Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Seitens agiflex GmbH hat niemand Zugriff zu deinen Daten und niemand ausser du (,auch kein Programmierer,) hat direkten Zugriff zur Datenbank. Sollte sich trotzdem jemand Zugriff auf die Datenbank verschaffen, sind die Daten dort verschlüsselt gespeichert und ohne entsprechenden Schlüssel nicht lesbar.
Einloggen und erste Schritte
Du kannst mit allen Geräten (Handy, Tablet, PC, Laptop) und Betriebssystemen mit Internetzugang auf deinen ssa-app/DossierManager Account zugreifen. Du brauchst dazu einen Internetbrowser. DossierManager unterstützt aktuelle Versionen der gängigsten Browser auf Windows, Mac OS und Linux:
· Mozilla Firefox ab Version 68.0
· Chrome ab Version 70.0
· Microsoft Edge 79.0
Nicht mehr unterstützt wird der Internet Explorer!
Log dich unter dossier-manager.com oder ssa-app.ch ein. Mit deinem Benutzernamen und deinem Passwort meldest du dich an. Ebenfalls notwendig ist der MFA Code.
Accountname, Emailadresse und Passwort ändern
Gehe auf die Schaltfläche rechts oben mit einem/deinen Namen und wähle „Konto“ an. Hier kannst du den Benutzername, deine Emailadresse und das Passwort ändern.
Passwort vergessen
Hast du dein Passwort vergessen, kannst du auf: https://dossier-manager.com/Account/ResetPasswordFirstStep oder im ssa-app auf https://ssa-app.ch/Account/ResetPasswordFirstStep klicken. Oder unter dem Login Fenster auf “Passwort zurücksetzen” klicken. Du bekommst eine Email von agiflex und hast 1h Zeit, um auf den Link zu klicken und ein neues Passwort festzulegen. Falls dies nicht funktionieren sollte, kannst du direkt mit agiflex per Mail an info@agiflex Kontakt mit unserem Support aufnehmen.
2FA Code
Der 2FA-Code ist ein zusätzlicher Schutz gegen unbefugtes Log-In. Von Zeit zu Zeit wird er zur Steigerung der Sicherheit beim Einloggen abgefragt.
Speicherung und Backups
Die Daten werden 10 Jahre aufbewahrt. Danach werden die Daten jeweils Ende Jahr automatisch gelöscht (nach Erstellungsdatum). Sie können auch eine Fall manuell löschen. Falls Organisationen eigene Regeln möchten, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.
Ebenfalls werden die Daten redundant ausschliesslich in der Schweiz gespeichert. Die Löschung der Backups erfolgt folgendermassen:
Stündliche Backups werden nach 45 Tagen gelöscht
Wöchentliche Backups nach acht Wochen
Monatliche Backups nach sechs Monaten
Jahres-Backup wird am 01.01. gemacht und nach zwei Jahren gelöscht.