Tipps: wie ihr eure Admin-Arbeit noch einfacher erledigt

In diesem Beitrag findet ihr kleine Tricks, wie ihr mit dem ssa-app und dem DossierManager eure Administration noch schneller und einfacher erledigt.


Neuer Zeiteintrag - Textfeld "Journal" verkleinern

Wem das Journal-Eingabefenster beim Arbeitszeit eintragen zu viel Raum einnimmt, kann es permanent verkleinern: Einfach mit dem Curser an die untere Linie fahren, bis ein Pfeil erscheint und dann klicken und gleichzeitig nach unten ziehen (bzw. nach oben schieben).

Tages-Total der geleisteten IST-Zeit

So finden ihr ganz schnell heraus, wieviele Stunden ihr an einem Tag (bereits) geleistet habt: Einfach im Menu Zeit erfassen oben links aufs Plus + für einen neuen Eintrag klicken, schon wird oben rechts für den heutigen Tag angezeigt, wieviele Stunden ihr schon gearbeitet habt.


Durch klicken auf die Pfeile gelangt ihr zum Tages-Total von anderen Tagen.

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Arbeitszeit erfassen, die nicht Fallarbeit ist & Projekt als vorgewählt einstellen

Damit unsere Anwendungen für euch die praktischen Statistiken generieren, müssen sie eure Arbeitszeit jeweils am richtigen Ort ablegen können.


Bei den Fällen geschieht dies, indem ihr sie beim Erstellen der Fall-Details jeweils einem Raum/Ort bzw. einem Schulhaus/Gemeinde zuordnet. (Zuvor habt ihr diesen natürlich im Menu "Administration" kreiert.) Alle Arbeitszeit, die ihr dann auf diesen Fall erfasst, wird in der Statistik dem hinterlegten Ort gutgeschrieben.


Für Anwender*innen, die nur einen Raum/Ort bzw. ein Schulhaus/Gemeinde erfasst haben, weil sie nunmal nur einen/s betreuen, kann das zu Problemen führen, wenn sie erbrachte Leistungen erfassen möchten, die sich nicht einem konkreten Standort zuordnen lassen.


Darum unser Tipp für User, die nur einem Standort betreuen – und für Leistungen, die keinem Fall und keinem konkreten Standort zugeordnet werden können:

  1. Kreiere unter Administration > Räume/Orte bzw. Schulhäuser/Gemeinden einen neuen Eintrag Stelle allgemein oder Ihre Organisation allgemein.

  2. Erstelle anschliessend ein Projekt (Administration > Projekt > Neuer Eintrag) mit ebenfalls dem Namen Stelle_allgemein oder Ihre Organisation allgemein und ordne es dem davor kreiertem Raum/Ort bzw. Schulhaus/Gemeinde zu.


Viele verwenden diesen zusätzlichen Ablageort als Projekt, um ihre Arbeitszeit mit der häufig genutzten Leistung Administration abzulegen, die sie nicht konkret für einen Standort erbracht haben oder auch um Krankheitsausfälle abzulegen.


Gerade Administration ist eine Leistung, die viele von euch sehr oft - sogar mehrmals am Tag - erbringen und im Menu Zeit erfassen möglichst schnell verbuchen möchten.


Einige kennen es: dabei müssen sie immer die ganze Liste der Projekt-Auswahl durchscrollen, um zum gewünschten Projekt zu gelangen. Das muss nicht sein!


Dafür haben wir die Projekt-Priorisierung entwickelt: Bestimme das Projekt, das du am häufigsten bearbeitest, um es in die automatische Vorwahl der Projekt-Auswahlliste in der Zeiterfassung zu setzen. Da das Projekt schon vorgewählt ist, musst du nur noch Zeit und Leistung auswählen - schon ist der Zeiteintrag für z.B. Administration gemacht.


Gehe ins Menu Projekte. Wähle Ändern > Bearbeiten rechts von dem Projekt, welches in der Zeiterfassung in der Projektauswahl automatisch vorgewählt sein soll.


Die Maske des Projekts öffnet sich. Im Auswahlfeld Priorität kannst du auf die Pfeile drücken, um Prioritäten zu vergeben. 1 ist die höchste Priorität. Vergibst du deinem Projekt die 1 setzt du es als "vorgewählt" in der Zeiterfassung.


Projekte mit den aufsteigend höheren Zahlen erhalten den entsprechenden Platz in der Auswahlliste.

Rechtschreib-Prüfung

Wir haben bewusst darauf verzichtet, eine Rechtschreib-Prüfung einzubauen, da jeder moderne Browser dies eingebaut hat. Somit werden Doppelspurigkeiten verhindert.



Vorlagen hinterlegen

Im Journal haben Sie die Möglichkeit verschiedene Vorlagen zu erstellen. Dies kann ein Analysefragebogen, ein Erstgesprächserfassung oder ein Elterngespräch sein. Den Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Sie können auch eine Vorlage vom Word kopieren. Es stehen Ihnen drei Vorlagen zur Verfügung. Hier gehts zum Artikel.



Integration anderer Tools im Menü

Über ssa-app oder DossierManager mit den Kolleg*innen einen Kalender führen oder den Aufgabenplaner teilen? Ist nun möglich – und vieles mehr: Webentwickler nutzen oftmals sogenannte iFrames, um z.B. externe Dokumente visuell in eine HTML-Website zu integrieren. Diese auf iFrame basierenden Sharing-Funktionen lassen sich nun neu über euer Tool aufschalten und nutzen. Für euch ergeben sich darum tolle neue Möglichkeiten: So könnt ihr nun bspw. Dokumente, die ihr als Organisation über eine gemeinsame Plattform wie googleDrive, oneDrive oder Dropbox geteilt habt, ebenfalls in das Tool aufnehmen oder eben gemeinsam geführte Notizen oder Kalender miteinander teilen. Für das Aufschalten dieser Funktionen ist jeweils der «Administrator» berechtigt. Weitere Infos finden Sie im Video unten.




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