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Projekte - wie du deine Projekte am effektivsten einrichtest

Unsere Tools sind so einfach und selbsterklärend aufgebaut, dass sie nur 2 Kategorien kennen fürs Erfassen von Leistung und/oder Arbeitszeit: FÄLLE oder PROJEKTE.


Das macht ganz viel ganz einfach. Denn: entweder machst du Fallarbeit, dann erfasst du in FÄLLE - oder du machst keine Fallarbeit, sondern irgendetwas anderes, dann erfasst du es in PROJEKTE.


Aller Einfachheit zum Trotz bedingt das aber, dass du die PROJEKTE gut organisierst und dir beim Einrichten rasch ein paar Gedanken machst, damit du dein Tool möglichst effizient nutzen kannst.


Darum möchten wir die hier ein paar Vorschläge machen, die wir dazu während unserer 10 Jahren Arbeit mit unserer Software und im Austausch mit unserer Kundschaft gesammelt haben. Selbstverständlich führen verschiedenen Wege zum Ziel. Ein ganz guter Ausgangsgedanke ist jeweils: << Was will ich denn eigentlich Ende Jahr ausgewertet haben? >>


Aber für den Anfang kannst du erstmal durchatmen: Ganz klassische Projekte wie etwa ein Ideenbüro, der Pausenengel oder eine Intervention in der 5a sind und bleiben ganz einfach erfasst. Einfach ins Menu Projekte und +Neuer Eintrag wählen - Eintragen - das wars!


Aber da wir unsere Tools für euch schlank und unkompliziert halten wollen, gilt bei uns ebenfalls als Projekt, was nicht der klassischen Fallarbeit zugeordnet werden kann.

Möchtest du also Arbeitszeit oder Arbeitsleistung für deine Statistik erfassen, die du nicht unter Fallarbeit verbuchen kannst oder möchtest, musst du dafür auch ein übergeordnetes Projekt erstellen.

Beispiele für solche Leistungen, die ein übergeordnetes Projekt benötigen, wären etwa; Administration, Supervision, Teamsitzungen, Vernetzungsarbeit oder auch Krankheits-Ausfälle, Mutterschaft oder Militärdienst.


Wir empfehlen dir diese Projekte nach dem folgenden Grundsatz einzurichten: <<Nur so viele wie nötig und so wenige wie möglich!>>


Denn beim Einrichten haben viele die Tendenz, alles ganz detailliert zu erfassen, um eine möglichst grosse Vollständigkeit zu erlangen. Leider ein Trugschluss.

Da eure Daten automatisch in eure Auswertung wandern und so die Datengrundlage für eure Jahresstatistik bilden ist hier weniger mehr.


Eure Statistik wird aussagekräftiger, wenn sie nur das ausweist, was für eure Arbeit wirklich relevant ist. Und da kann es Sinn machen, die Leistungen wie die oben erwähnte Administration, Supervision, Teamsitzung oder den Krankheits-Ausfall einfach in einem übergeordneten Projekt(-Ordner) SSA_allgemein abzulegen - sie erscheinen dann so gesammelt in eurer Projekt-Statistik.


So kannst du dann auch Interventions-Projekte bspw. in einem Projekt Intervention zusammenfassen oder analog die Prävention oder Früherkennung für ein bestimmters Schulhaus.


Damit du dir besser vorstellen kannst, wie unser Tool strukturiert ist und wie welche Daten in deine Statistik wandern, haben wir eine untenÜbersichts-Grafik hierfür erstellt.


Jedes Projekt muss mindestens einem Schulhaus bzw. einem Raum/Ort zugeordnet werden, soll es für die Statistik auch dort als "aufgewendete Zeit" erscheinen.

Die Statistiken (siehe pinke Wolke unten links) werden nach Zuständigen Personen und/oder nach Schulhäuser (im DossierManager Räume/Orte) gefiltert.


Aus den oben genannten Gründen - und zwecks Lesbarkeit der Statistik - empfehlen wir die Liste der Projekte möglichst kurz zu halten.


Wir empfehlen dir, neben den klassischen Projekte wie Schulparlament, Sexualkunde und Sozialtraining, folgende Projekte zu erfassen.

  • SSA Allgemein XY

  • Früherkennung Schulhaus XY

  • Prävention Schulhaus XY

  • Intervention Schulhaus XY

Hinweis: Das Schulhaus ist natürlich optional und nicht nötig, wenn du nur an einem Standort arbeitest. Ansonsten ist es wärmstens zu empfehlen, da der Titel relevant in der Excel-Statistik ist.


Was du beim Projekt SSA Allgemein Schulhaus XY beachten solltest:

Dieses Projekt ist essentiell für das Erfassen aller Leistungen, welche nicht einem Schulhaus Schulhaus bzw. einem Raum/Ort zugeordnet werden können.

Wir stellen immer wieder fest, dass Projekte und Leistung bei unseren Kund:innen vermischt werden. Das ist ungünstig!


Daher dieses kurze Beipiel zu den beiden Begriffen: Eine Leistung ist quasi die Handlung also deine Arbeitsleistung. Für ein Projekt mit Namen "Prävention Zyklus 2" könntest du z.B. folgende Leistungen erfasst haben:

  • Klassenarbeit 30 h

  • Planung/Vorbereitung 15h

  • Fachgespräche Lehrpersonen 4h

  • Fachgespräche Schulleitung 0.5h

  • Elternarbeit 1.5h

  • Aus- Weiterbildung 9h

An dieser Stelle empfehlen wir dir diesen Artikel zum Thema Leistungen - hier erfährst du mehr - auch wie du die Leistungen deinen Wünschen anpasst.


Jetzt aber zurück zu unserem Projekt SSA Allgemein oder SSA Allgemein Schulhaus XY Hier erfasst du alles, was weder einer Klasse, Gruppe oder einzelnen SuS zugeordnet werden kann und auch sonst in keinen übergeordneten Projekt-Ordner passt (wie etwa Prävention oder Intervention).

Also all die Leistungen wie Administration, Weiterbildungen, Vernetzungs-Sitzungen, Supervision, Intervision, Planungen, Fachgespräche, Ferien, Krankheit usw. wird später bei der Zeiterfassung hier abgelegt, sobald du das Projekt im Menu Projekte mit +Neuer Eintrag erfasst hast.


Beispiele für das Projekt Früherkennung Schulhaus XY

Falls du Ressourcen für die Früherkennung hast, dann erfasst du dort z.B. den Besuch im Kindergarten oder die Vernetzung mit der Spielgruppe etc. Als Leistung wählst du dann z.B. "Vernetzung Schulhaus extern" oder "Klassenarbeit".


Beispiele für das Projekt Prävention Schulhaus XY

Falls du Ressourcen für die Präventionsarbeit hast, dann erfasse ich z.B. dort auch das Vorstellen in der Klasse. Die Leistung hierfür heisst "Klassenarbeit".

Natürlich gehören da auch die vier Stunden Sozialtraining mit der 2. Oberstufe etc. da rein Wenn du jetzt für deine Auswertung zusätzlich auswerten möchtest, ob du mehr Prävention in der Oberstufe oder in der Primar hattest , dann empfehlen wir für jede Stufe, die du vergleichen möchtest, ein eigenes Projekt zu erstellen - etwa:

  • Prävention Schulhaus XY Zyklus 1

  • Prävention Schulhaus XY Zyklus 2

  • Prävention Schulhaus XY Zyklus 3

Beispiele für das Projekt Intervention Schulhaus XY

Hier kommen alle Interventionen rein, welche du in diesem Schulhaus hattest. Du kannst hier verfeinern wenn du beim Zeiterfassen ein Labels die jeweilige Klassen einrichtest und vergibst oder im Kommentarfeld eine entsprechende Notiz hinterlegst.


Wie gesagt, wir denken, es reicht völlig aus, allein die Anzahl Stunden gesamthaft als Statistik auszuweisen, für Interventionsarbeit aufgewendet wurde. Sonst hast du Ende des Jahres derart viele Daten, dass die Statistik an Aussagekraft verliert.


Viel wichtiger für die detailliertere Auswertung sind sowieso die Leistungen - denn sie sagen viel mehr aus, was du eigentlich genau in deiner Arbeit erreicht hast - und das wird in einer separaten Statistik ausgewiesen.


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