Etwas ganz Wichtiges möchten wir diesem Artikel vorausschicken: Bei uns hat der Datenschutz oberste Priorität. In der Grundeinstellung ist das ssa-app oder der DossierManager immer so eingestellt, dass KEINERLEI Fälle oder Falldaten geteilt werden. Bekommt Ihr also ein neues Konto, kann niemand eure Fälle einsehen. Das muss nämlich aktiv eingestellt werden. (In diesem Artikel wird erklärt wie.)
Dennoch gibt es Organisationen, die aus den verschiedensten Gründen gerne Falldaten mit externen Stellen teilen möchten oder vorübergehend freigeben müssen.
Da wäre es doch praktisch, wenn man mit einem Link für kurze Zeit Einsicht in eine bestimmte Fallakte geben könnte. Den Link könnte man nach Wunsch per Email versenden und zusätzlich mit einem Passwort schützen. Wann er ablaufen soll, kann man ebenfalls bestimmen oder ob gewisse Teile der Akte verborgen bleiben sollen.
Für all die oben erwähnten Bedürfnisse haben wir ein Spezialmodul entwickelt, das wir auf Anfrage bereitstellen. Nimm mit uns Kontakt auf, wenn du das Spezialmodul kostenpflichtig nutzen möchtest: info@agiflex.ch
Du kannst mit einer externen Person, die kein Login zu unserem Tool hat, wahlweise Anhänge, Fallakten-Details und/oder Journaleinträge teilen. Für die Akteneinsicht wird ein temporär nutzbarer Link generiert, den du nach Wunsch per Email verschicken kannst. Du hast die Möglichkeit, gewisse Teile der Fallakte zu verbergen, den Zugriff zeitlich zu begrenzen und für den Link einen Passwort-Schutz zu aktivieren.
In diesem vierminütigen Video zeigen wir dir die Funktion. Falls du lieber liest, dann scrolle weiter nach unten.
Damit die Sicherheit gewährleistet ist, hast du drei verschiedene Möglichkeiten die Falldaten zu teilen:
Per E-Mail 24 Stunden-Link: Dann kriegt die Person per E-Mail einen Link, welcher für 24h gültig ist.
Per Direktlink: Gib der Person den Link direkt bekannt, damit sie so die Fallakte öffnen kann.
Passwortschutz: Als zusätzlichen Schutz versehe den Link mit einem Passwort, das du der Person abgetrennt vom ursprünglichen Kommunikationsweg bekannt gibst. Verhindere so Zugriffe Unbefugter oder den Fall, dass die Email-Adresse falsch eingegeben wurde.
Wie generiere ich den temporären Link für die externe Stelle?
Im Menu Fälle - vorausgesetzt du hast das Modul aktiviert - erscheint in der Fall-Übersicht, wenn du mit der rechte Maustaste auf den gewünschten Fallnamen (blau) klickst, ein neues Menü Fall mit externer Person teilen. Klicke es an.
Nun hast du nebst der zeitlichen Beschränkung die Möglichkeit,
einen Passwortschutz für den Link zu generieren
eine E-Mail für den Versand des 24-Stunden-Links einzugeben - lässt du beide Felder leer, wird nur der Link generiert (siehe nächster Punkt).
Unter dem Menupunkt Keine Fallinformationen nach diesem Datum teilen kannst du einstellen, dass genau die aktuelle Ansicht geteilt wird (siehe nächster Punkt "Vorschau"). Möchtest du, dass neue Fallinformationen ebenfalls geteilt werden, setzte das Datum in die Zukunft (z.B. das gleiche Datum wie bei "Gültig bis")
Im nächsten Fenster erscheint dann der Direktlink, den du z.B. für die Weitergabe kopieren kannst. Hast du zuvor eine Email-Adresse eingegeben, setze jetzt das Häkchen bei Per Email senden, dann wird der 24-Link mit Teilen direkt versendet. Bitte prüfe aber davor lieber nochmal die Vorschau - falls es noch interne Einträge gibt, die du lieber ausblendest.
Mit Klick auf Vorschau siehst du die Fallakte in derselben Ansicht, wie sie die externe Person sehen wird. Nur kannst du jetzt noch mit Ausblenden gewisse Teile davon verbergen, wenn diese nicht für die externe Person bestimmt sind.
Kann ich sehen, ob der Link geöffnet wurde?
Ist die Fallakte einmal geteilt, kannst du jederzeit überprüfen, ob dieser angeschaut wurde. Öffne dazu die entsprechende Fallakte - ganz rechts aussen befindet sich da der Reiter Externes Teilen. Hier findest du alle Informationen zu deinem generierten Link - z.B. an welche Email er verschickt wurde oder welches Passwort du verwendet hast. Zudem:
kannst du den Link nochmals kopieren (Spalte Private URL)
zeigt dir die Spalte Vorschau, wie die externe Stelle die Fallakte sieht
kannst du die Linkfreigabe per sofort beenden, wenn du auf den Papierkorb klickst
Im unteren Bereich siehst du, wann und von wo auf die Daten zugegriffen wurde.
Wählst du das + Symbol oben links, kannst du die Fallakte ggf. mit einer neuen Person teilen.
Kann ich in der Fall-Übersicht sehen, welche Fälle eine aktive Linkfreigabe haben?
Ja, das kannst du. Blende dazu die Spalte Externes Teilen ein. Öffne dazu die Spaltenauswahl (Entweder beim Symbol mit den drei Punkten oder das Symbol ganz rechts aussen neben Zurücksetzen). Bei allen Fällen mit einer aktiven Linkfreigabe
erscheint dieses Symbol.
Und was kostet das Spezialmodul?
Du kannst die Funktion einen Monat kostenlos testen. Danach kostet sie CHF 99. – pro Jahr und Organisation.
Es sei denn, du hast unser PRO+ Abo - da ist das Spezialmodul im Preis inbegriffen. Beachte aber, dass wir es dennoch erst aktivieren müssen, nimm also mit uns Kontakt auf: info@agiflex.ch