Etwas ganz Wichtiges möchten wir diesem Artikel vorausschicken: Bei uns hat der Datenschutz oberste Priorität. In der Grundeinstellung ist das ssa-app oder der DossierManager immer so eingestellt, dass KEINERLEI Fälle oder Falldaten geteilt werden. Bekommt Ihr also ein neues Konto, kann niemand eure Fälle einsehen. Das muss nämlich aktiv eingestellt werden. (In diesem Artikel wird erklärt wie.)
Dennoch gibt es Organisationen, die aus den verschiedensten Gründen gerne Falldaten teilen möchten oder müssen. Sei es wegen Job-Sharing, Vertretungen oder weil Sie fallspezifische Informationen mit der Schulleitung austauschen. Ebenso zählen wir auch Organisationen zu unseren Kundinnen, die nicht aus dem Schulbereich kommen und andere Bedürfnisse haben bei der internen Kommunikation.
Für all die oben erwähnten Bedürfnisse haben wir spezielle Sonder-Rollen mit eigenen Spezialfunktionen entwickelt, die wir auf Anfrage bereitstellen. Nimm mit uns Kontakt auf, wenn du eine dieser Sonder-Rollen nutzen möchtest: info@agiflex.ch
Dieser Artikel erklärt dir also, wie du mit der Sonder-Rolle Externe Person einer Person, die ausserhalb der Organisation steht (z.B. Schulleitung), Zugriff auf bestimmte Falldaten und Journaleinträge gibst? Für ein besseres Verständnis beginnen wir unten damit zu beschreiben, welche Lese- und Schreibrechte die verschiedenen Rollen für die Journal-Einträge innehaben. Voraussetzung ist natürlich, dass vorher richtig eingestellt wurde, wie die Falldaten geteilt werden sollen.
Bitte beachte auch, dass für diese Funktion ein zusätzlicher Account nötig ist. Kontaktiere uns für ein Angebot.
SuperAdmin
Die Rolle SuperAdmin kann die Journale von allen andern Rollen/Personen lesen einschliesslich die, von andere SuperAdmins.
Ein:e SuperAdmin kann auch Journale schreiben. Sie können aber nur von andern SuperAdmins innerhalb der Organisation gelesen werden.
Admin und Anwender:in
Diese beiden Rollen können Journale schreiben und die freigegebenen Journale aller andern Rollen lesen, ausser die des/der SuperAdmin.
Praktikant: in
Die Rolle Praktikant:in kann keinerlei Journale anderer Rollen lesen, nur die selber verfassten. Ein:e Praktikant:in kann nur Journale schreiben.
Externe Person
Und dann gibt es noch die fünfte Rolle die Externe Person. Sie kann nur lesen und keine Journale schreiben.
Melde dich bei uns, damit wir die entsprechenden Rollen den Anwendenden zuweisen können.
1) Admin-Einstellungen damit die Rolle Externe Person Journaleinträge lesen kann:
Gehe dazu auf Administration > Schulhäuser/Gemeinden (im DossierManager unter Räume/Orte). Stelle sicher, dass die richtigen Personen als Zuständige Person bei den entsprechenden Schulhäusern bzw. Räume/Orte zugewiesen sind. Willst du also die Schulleitung Journal-Einträge lesen lassen, dann füge mit Ändern > Bearbeiten beim entsprechenden Schulhaus, wo der Fall dazugehört, bei der Zuständigen Person die Schulleitung via Auswahlliste hinzu.
Gehe auf Administration > Admin-Einstellungen und aktiviere die Checkbox Journaleinträge: intern Checkbox anzeigen:
Was ist, wenn ich gewisse Informationen nicht teilen möchte?
Wichtig zu wissen: Deine Zeiteinträge bleiben immer persönlich und nur für dich einsehbar, auch wenn mal ein Fall geteilt wird.
Gibt es einen Journaleintrag oder einen Anhang, den du der externen Person nicht zeigen möchtest: Klicke im Journaleintrag auf Interner Eintrag: Falls der Fall geteilt wird, wird dieser Eintrag nicht angezeigt
2) Einstellungen in der Fall-Akte, damit die Rolle Externe Person Journaleinträge lesen kann und die Fall-Akte sieht:
Gehe ins Menu Fälle und wähle den Fall an, den du freigeben möchtest. Wähle bei Zuständige Person, die externe Person an und weise sie so dem Fall zu. Nun sieht die Person folgende Daten:
Fall-Details
Journaleinträge, welche nicht als «intern» markiert wurden
Anhänge, welche nicht als «intern» markiert wurden
TIPP: Möchtest du die Freigabe beenden, gehe ebenfalls in die Fall-Akte und deaktiviere bei Zuständige Person das Häkchen bei der externen Person.